BAB VI MANAJEMEN INFORMASI (MI)

 BAB VI MANAJEMEN INFORMASI (MI)

Gambaran Umum

Informasi merupakan salah satu sumber daya yang harus dikelola secara efektif oleh UTD dalam memberikan pelayanan yang terkoordinasi dan terintegrasi. Pelaksanaan pelayanan di UTD adalah suatu proses yang kompleks yang sangat bergantung pada komunikasi dan informasi. Komunikasi dilakukan antara UTD dengan pendonor, pelanggan, antar petugas, serta populasi yang mendukung keberlangsungan pelayanan UTD. Kegagalan dalam komunikasi adalah salah satu akar masalah pada insiden keselamatan pasien yang paling sering dijumpai. Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangannya, UTD diharapkan mampu mengelola informasi secara lebih efektif dalam hal:

1.   mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi.

2.   mengembangkan sistem informasi manajemen.

3.   menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan.

4.   menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi.

5.   menyebarkan dan melaporkan data serta informasi;

6.    melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi; dan

7.       mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.

Walaupun komputerisasi dan teknologi lainnya dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi, prinsip teknologi informasi yang baik harus diterapkan untuk seluruh metode dokumentasi. Dalam pelaksanaan pelayanan UTD, teknologi informasi kesehatan sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi dan keamanan dalam proses komunikasi dan informasi.

Standar 6.1 Manajemen Informasi (MI 1)

Kepala UTD menetapkan proses manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal maupun eksternal

Maksud dan Tujuan

Informasi yang diperoleh selama masa pelayanan UTD harus dapat dikelola dengan aman dan efektif oleh UTD. Kemampuan memperoleh dan menyediakan informasi tersebut memerlukan perencanaan yang efektif. Perencanaan ini melibatkan masukan dari berbagai sumber yang membutuhkan data dan informasi, termasuk:

a)       kepala UTD;

 

b)       petugas yang memberikan pelayanan di UTD mulai dari rekrutmen pendonor hingga distribusi darah dan produk darah; dan

c)        pendonor, pelanggan, dan badan/individu di luar UTD yang membutuhkan atau memerlukan data atau informasi tentang pelayanan UTD.

Perencanaan tersebut juga mencakup misi UTD, layanan yang diberikan, sumber daya, akses terhadap teknologi, dan dukungan untuk menciptakan komunikasi yang efektif antar petugas. Dalam menyusun perencanaan, ditentukan prioritas kebutuhan informasi, mempertimbangkan kompleksitas pelayanan, ketersediaan petugas terlatih, dan sumber daya manusia, sumber daya teknis serta sumber daya lainnya. Perencanaan yang komprehensif meliputi seluruh unit kerja dan pelayanan yang ada di UTD.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan kebijakan pengelolaan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi	R	Dokumen kebijakan (SK/ pedoman/ panduan/SOP) tentang manajemen informasi	0
			5
			10
2) Terdapat bukti bahwa UTD telah menerapkan proses pengelolaan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi dalam memberikan pelayanan sesuai dengan kompleksitas layanan, ketersediaan petugas terlatih, sumber daya teknis, dan sumber daya lainnya	D	1)   Bukti UTD pengelolaan informasi 2)   Bukti ketersediaan SDM pengelola	0   5   10
3) UTD melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala sesuai ketentuan UTD serta upaya perbaikan terhadap pemenuhan informasi internal dan eksternal dalam mendukung pelayanan, dan mutu serta keselamatan pasien dan pendonor	D	1)     Bukti pemantauan dan evaluasi pengelolaan informasi 2)     Bukti upaya perbaikan terhadap pemenuhan informasi	0   5   10
	W	Kepala UTD, Tim manajemen Penggalian informasi terkait proses pemantauan dan evaluasi secara berkala

 

Standar 6.2 Prinsip Manajemen dan Penggunaan Informasi (MI 2) Seluruh komponen dalam UTD termasuk kepala UTD dan petugas diberi pemahaman mengenai prinsip manajemen dan penggunaan informasi.

Maksud dan Tujuan

Seluruh komponen dalam UTD termasuk kepala UTD dan petugas akan mengumpulkan dan menganalisis, serta menggunakan data dan informasi. Dengan demikian, mereka harus diberi pemahaman tentang prinsip pengelolaan dan penggunaan informasi agar dapat berpartisipasi secara efektif meliputi:

a)   penggunaan sistem informasi;

b)  pemahaman terhadap kebijakan dan prosedur untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan data dan informasi;

c)   pemahaman dan penerapan strategi untuk pengelolaan data, informasi, dan dokumentasi selama waktu henti (down time) yang direncanakan dan tidak terencana;

d)  penggunaan data dan informasi untuk membantu pengambilan keputusan; dan

e)   pemantauan dan evaluasi untuk mengkaji dan meningkatkan proses pelayanan.

Semua petugas diberi pemahaman sesuai tanggung jawab, uraian tugas, serta kebutuhan data dan informasi. Proses manajemen informasi memungkinkan penggabungan informasi dari berbagai sumber dan menyusun laporan untuk menunjang pengambilan keputusan. Secara khusus, kombinasi informasi teknis dan manajemen dapat membantu UTD untuk menyusun rencana secara kolaboratif.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
Kepala UTD dan seluruh petugas telah diberi pemahaman tentang prinsip pengelolaan dan penggunaan sistem informasi sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya	R	Dokumen kebijakan (SK/ pedoman/panduan/SOP/KAK) tentang sistem informasi (lihat 6.1)	0   5   10
	D	Bukti pemberian pemahaman prinsip pengelolaan dan penggunaan sistem informasi kepada Kepala UTD dan seluruh petugas sesuai peran dan tanggung jawabnya bisa dalam bentuk dokumen sosialisasi
	W	Kepala UTD, PJ administrasi, tim teknis dan tim mutu

 

Penggalian informasi terkait prinsip manajemen dan penggunanan informasi

 

Standar 6.2.1 Kerahasiaan, Keamanan, Privasi, Integritas Data dan Informasi (MI 2.1)

UTD menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses untuk mengelola dan mengontrol akses

Maksud dan Tujuan Standar 6.2.1 (MI.2.1) dan Standar 6.2.2 (MI 2.2) UTD menjaga kerahasiaan, keamanan, integritas data dan informasi pasien yang bersifat sensitif. Keseimbangan antara keterbukaan dan kerahasiaan data harus diperhatikan. Tanpa memandang apakah UTD menggunakan sistem informasi menggunakan kertas dan/atau elektronik, UTD harus menerapkan langkah-langkah untuk mengamankan dan melindungi data dan informasi yang dimiliki. Data dan informasi meliputi data pendonor, data dari peralatan, data mutu, data sumber daya manusia, data operasional dan keuangan serta sumber lainnya, sebagaimana berlaku untuk UTD. Langkah-langkah keamanan mencakup proses untuk mengelola dan mengontrol akses.

Sebagai contoh, untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data pendonor, UTD menentukan siapa yang berwenang untuk mengakses data, dan tingkat akses individu yang berwenang terhadap data tersebut. Jika menggunakan sistem informasi elektronik, UTD mengimplementasikan proses untuk memberikan otorisasi kepada pengguna yang berwenang sesuai dengan tingkat akses mereka.

Bergantung pada tingkat aksesnya, pengguna yang berwenang dapat memasukkan data, memodifikasi, dan menghapus informasi, atau hanya memiliki akses untuk hanya membaca atau akses terbatas ke beberapa sistem/modul. UTD juga menentukan tingkat akses untuk data lainnya seperti data peningkatan mutu, data laporan keuangan, dan data kinerja UTD. Setiap petugas memiliki tingkat akses dan kewenangan yang berbeda atas data dan informasi sesuai dengan kebutuhan, peran dan tanggung jawab petugas tersebut.

Proses pemberian otorisasi yang efektif harus mendefinisikan:

a)   siapa yang memiliki akses terhadap data dan informasi, termasuk data pendonor;

b)  informasi mana yang dapat diakses oleh petugas tertentu (dan tingkat aksesnya);

 

c)   proses untuk memberikan hak akses kepada petugas yang berwenang;

d)  kewajiban petugas untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi;

e)   proses untuk menjaga integritas data (keakuratan, konsistensi, dan kelengkapannya); dan

f)    proses yang dilakukan apabila terjadi pelanggaran terhadap kerahasiaan, keamanan, atau pun integritas data.

Untuk UTD dengan sistem informasi elektronik, pemantauan terhadap data dan informasi melalui audit keamanan terhadap penggunaan akses dapat membantu melindungi kerahasiaan dan keamanan. UTD menerapkan proses untuk secara proaktif memantau catatan penggunaan akses. Pemantauan keamanan dilakukan secara rutin sesuai ketentuan UTD untuk mengidentifikasi kerentanan sistem dan pelanggaran terhadap kebijakan kerahasiaan dan keamanan.

Selain proses untuk mengelola dan mengendalikan akses, UTD memastikan bahwa seluruh data dan informasi berbentuk cetak atau elektronik dilindungi dari kehilangan, pencurian, gangguan, kerusakan, dan penghancuran yang tidak diinginkan. Penting bagi UTD untuk menjaga dan memantau keamanan data dan informasi, baik yang disimpan dalam bentuk cetak maupun elektronik terhadap kehilangan, pencurian dan akses orang yang tidak berwenang. UTD menerapkan praktik terbaik untuk keamanan data dan memastikan penyimpanan catatan, data, dan informasi yang aman dan terjamin. Contoh langkah-langkah dan strategi keamanan termasuk, tetapi tidak terbatas pada, berikut ini:

a)       memastikan perangkat lunak keamanan dan pembaruan sistem sudah menggunakan versi terkini dan terbaru;

b)       melakukan enkripsi data, terutama untuk data yang disimpan dalam bentuk digital;

c)        melindungi data dan informasi melalui strategi cadangan (back up) seperti penyimpanan di luar lokasi dan/atau layanan pencadangan;

d)       menyimpan dokumen fisik di lokasi yang tidak terkena panas serta aman dari air dan api;

e)       menyimpan dokumen aktif di area yang hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang;

f)         memastikan bahwa ruang server dan ruang untuk penyimpanan dokumen fisik aman dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang; dan

 

g)       memastikan bahwa ruang server dan ruang untuk penyimpanan dokumen fisik memiliki suhu dan tingkat kelembapan yang tepat.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1)     UTD  menetapkan dan menerapkan proses untuk memastikan kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi pada poin a)               sampai  dengan poin f) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/panduan/SOP/ KAK) tentang keamanan data dan integritas data (lihat 6.1)	0 5   10
	D	Bukti pelaksanaan keamanan dan integritas data pasien
	W	Kepala UTD, Tim administrasi & tim teknis Penggalian informasi proses otorisasi keamanan dan integritas data
2) UTD menerapkan proses pemberian akses kepada petugas yang berwenang untuk mengakses data dan informasi	D	Bukti daftar akses petugas terhadap informasi dan data	0   5   10
	O	Pengamatan terhadap akses terbatas pada petugas yang mengakses data dan informasi

 

Standar 6.2.2 Proses Melindungi Data dan Informasi dari Kehilangan, Pencurian, Kerusakan, dan Penghancuran (MI 2.2)

UTD menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses yang melindungi data dan informasi dari kehilangan, pencurian, kerusakan, dan penghancuran.

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Data dan informasi yang disimpan terlindung dari kehilangan, pencurian, dan kerusakan	D	Bukti pelaksanaan keamanan data dan informasi	0 5   10
	W	Kepala UTD, Tim Manajemen, Tim Teknis Penggalian informasi tentang proses keamanan data
2) UTD menerapkan pemantauan    dan evaluasi   terhadap keamanan data  dan informasi   serta melakukan  tindakan perbaikan  untuk meningkatkan keamanan data  dan informasi	D	1)     Bukti pelaksanaan pemantauan dan evaluasi keamanan data dan informasi 2)     Bukti pelaksanaan tindak lanjut keamanan data dan informasi bila diperlukan peningkatan keamanan data dan informasi	0   5   10

 

	W	Kepala UTD, tim administrasi, tim teknis Penggalian informasi tentang proses pemantauan dan evaluasi keamanan data dan informasi

 

 

Standar 6.3 Pengelolaan Dokumen (MI 3)

UTD menerapkan proses pengelolaan dokumen, termasuk kebijakan, pedoman, prosedur, dan program kerja secara konsisten dan seragam.

Maksud dan Tujuan

Kebijakan dan prosedur bertujuan untuk memberikan acuan yang seragam mengenai pelayanan di UTD. Tersedia tata naskah untuk memandu cara menyusun dan mengendalikan dokumen misalnya kebijakan, prosedur, dan program UTD mencakup beberapa komponen kunci sebagai berikut:

a)       peninjauan dan persetujuan semua dokumen oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan;

b)       proses dan frekuensi peninjauan dokumen serta persetujuan berkelanjutan;

c)        pengendalian untuk memastikan bahwa hanya dokumen versi terbaru/terkini dan relevan yang tersedia;

d)       bagaimana mengidentifikasi adanya perubahan dalam dokumen;

e)       pemeliharaan identitas dan keterbacaan dokumen;

f)         proses pengelolaan dokumen yang berasal dari luar UTD;

g)       penyimpanan dokumen lama yang sudah tidak terpakai, setidaknya selama waktu yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan, sekaligus memastikan bahwa dokumen tersebut tidak akan disalahgunakan; dan

h)       identifikasi dan pelacakan semua dokumen yang beredar (misalnya, diidentifikasi berdasarkan judul, tanggal terbit, edisi dan/atau tanggal revisi terbaru, jumlah halaman, dan nama orang yang mensahkan pada saat penerbitan dan revisi dan/atau meninjau dokumen tersebut).

 

Proses-proses tersebut diterapkan dalam menyusun serta memelihara dokumen termasuk kebijakan, prosedur, dan program kerja. Dokumen internal UTD terdiri dari regulasi dan dokumen pelaksanaan mencakup:

a)   kebijakan di UTD;

b)  pedoman pengorganisasian;

c)   pedoman pelayanan/penyelenggaraan;

d)  standar Operasional Prosedur (SOP);

e)   program kerja UTD; dan

f)    bukti pelaksanaan kegiatan.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) UTD menerapkan pengelolaan dokumen sesuai dengan poin a) sampai dengan poin h) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	R	Dokumen kebijakan (SK/ Pedoman/ panduan/SOP/ KAK) tentang tata naskah UTD termasuk pengelolaan dokumen	0
			5
	D	Bukti pengelolaan dokumen
	O	Pengamatan surveior terhadap pengelolaan dokumen UTD	10
	W	Kepala UTD Tim administrasi dan tim teknis: Penggalian informasi terkait proses pengelolaan dokumen
2) UTD telah memiliki dokumen internal mencakup poin a) sampai dengan poin f) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan, serta memiliki dan menerapkan format yang seragam untuk semua dokumen sejenis sesuai dengan ketentuan UTD	D	Bukti dokumen internal UTD sesuai yang tercantum dalam maksud tujuan	0   5   10
	O	Pengamatan surveior terhadap ketersediaan dokumen internal

 

Standar 6.4 Data Pendonor (MI 4)

Kepala UTD menetapkan penyelenggaraan dan pengelolaan data pendonor sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Maksud dan Tujuan

Informasi tentang pendonor harus diperoleh secara lengkap sebelum melakukan penyumbangan darah. Kepala UTD menetapkan data dan

 

informasi spesifik yang dicatat dalam data setiap pendonor untuk melakukan penilaian/pengkajian sebelum donor.

UTD harus mengidentifikasi pendonor dan jika pendonor reguler, maka informasi tersebut harus dapat menghubungkan pendonor dengan catatan yang sudah ada. Dalam informasi tentang pendonor terdapat hasil pemeriksaan atas kepatutan pendonor untuk menyumbangkan darah, riwayat kesehatan dan faktor risiko potensial terkait gaya hidup dan beberapa pemeriksaan seperti hasil uji saring IMLTD, catatan donor khusus (donor dengan rhesus negatif, riwayat penolakan dan sebagainya). Data pendonor baik kertas maupun elektronik harus dijaga keamanan dan kerahasiaannya dan disimpan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyimpanan dokumen fisik tersebut mencakup lokasi yang tidak terkena panas serta aman dari air dan api, hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang dan memastikan ruang

penyimpanannya memiliki suhu dan tingkat kelembapan yang tepat.

 

ELEMEN PENILAIAN		INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan kebijakan tentang pengelolaan data pendonor		R	Dokumen kebijakan (SK/	0
			Pedoman/ panduan/SOP/ KAK) tentang pengelolaan data pendonor	5   10
2) Kepala	UTD	R	Dokumen kebijakan (SK/ Pedoman/ panduan/SOP/ KAK) tentang PJ pengelola data pendonor (lihat 2.8)	0
menetapkan penanggung	jawab			5
pengelolaan pendonor	data			10

 

 

Standar 6.5 Standarisasi Data Pendonor (MI 5)

Data setiap pendonor terstandarisasi dalam format yang seragam dan diisi sesuai dengan ketetapan UTD dalam tata cara pengisian data pendonor.

Maksud dan Tujuan

Setiap pendonor memiliki data pendonor, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik yang merupakan sumber informasi utama mengenai kelayakan pendonor dalam menyumbangkan darah. Standarisasi dan identifikasi formulir pendonor diperlukan untuk memberikan kemudahan petugas dalam melakukan pendokumentasian serta kerapihan dalam penyimpanan data tersebut.

 

Pengelolaan data pendonor harus mendukung terciptanya sistem yang baik sejak formulir dibuat, termasuk pengendalian data yang digunakan dan retensi formulir yang sudah tidak digunakan lagi.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Setiap pendonor memiliki data pendonor dengan 1 (satu) nomor unik sesuai sistem penomoran yang ditetapkan	R	Dokumen kebijakan (SK/ pedoman/ panduan/SOP/ KAK) tentang Identititas pendonor	0   5   10
	D	Bukti Identifikasi pendonor
	W	Pengamatan surveior terhadap proses penomoran donor
2) Data pendonor telah berisi informasi yang sesuai dengan ketetapan UTD dan ketentuan peraturan perundang-undangan.	D	Bukti pengelolaan data pendonor sesuai maksud dan tujuan	0   5   10
	O	Pengamatan surveior terhadap pengelolaan data pendonor

 

Standar 6.6 Identitas Petugas (MI 6)

Setiap catatan pada data pendonor mencantumkan identitas petugas yang menulis dan kapan catatan tersebut ditulis

Maksud dan Tujuan

UTD memastikan bahwa setiap catatan dalam data pendonor dapat diidentifikasi dengan tepat, di mana setiap pengisian data pendonor ditulis tanggal, jam, serta indentitas petugas berupa nama jelas dan tanda tangan/paraf. Kepala UTD menetapkan proses pembenaran/koreksi terhadap kesalahan penulisan catatan dalam data pendonor. Selanjutnya dilakukan pemantauan dan evaluasi terhadap penulisan identitas, tanggal dan waktu penulisan catatan pada data pendonor serta koreksi penulisan catatan dalam data pendonor.

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Identitas petugas tercantum secara jelas pada saat mengisi data pendonor	D	Bukti kelengkapan pengisian data donor termasuk identitas petugas	0   5   10
	O	Pengamatan surveior terhadap pengisian data donor
2) Tanggal dan waktu penulisan setiap catatan dalam data pendonor dapat diidentifikasi	D	Bukti kelengkapan pengisian data donor sesuai maksud dan tujuan	0   5   10
	O	Pengamatan surveior terhadap kelengkapan pengisian data donor

 

3) Terdapat prosedur koreksi penulisan dalam pengisian data pendonor elektronik dan non elektronik	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/panduan/SOP/ KAK) tentang pencatatan data donor termasuk koreksi data donor (lihat 6.3)	0 5   10
4) Telah dilakukan pemantauan  dan evaluasi terhadap penulisan identitas, tanggal dan waktu penulisan catatan pada data pendonor serta koreksi penulisan catatan, dan hasil evaluasi yang ada telah digunakan sebagai dasar  upaya perbaikan di UTD	D	1)     Bukti pemantauan dan evaluasi kelengkapan data donor 2)     Bukti tindak lanjut atas hasil evaluasi data pendonor	0   5   10
	W	Tim Teknis dan Manajemen Penggalian informasi terkait pemantauan dan evaluasi kelengkapan data donor serta tindakan perbaikan

 

Standar 6.7 Keamanan dan Kerahasiaan Data Pendonor (MI 7)

UTD menjamin keamanan dan kerahasiaan data pendonor.

Maksud dan Tujuan

Data pendonor berisi informasi yang akan digunakan untuk tujuan pelayanan darah sehingga harus dikelola dengan baik. UTD bertanggung jawab atas kehilangan, kerusakan pemalsuan dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap data pendonor. UTD harus memastikan bahwa hanya individu yang berwenang yang memiliki akses ke informasi tersebut.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) UTD menentukan hak akses dalam pelepasan informasi pendonor	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/panduan/SOP/ KAK) tentang kemanan dan kerahasiaan data pendonor (lihat 6.3)	0   5   10
2) UTD menjamin keamanan dan kerahasiaan data pendonor baik kertas maupun elektronik sebagai bagian dari hak pendonor	D	Bukti pelaksanaan keamanan dan kerahasiaan data pendonor sesuai EP	0   5 10
	W	Kepala UTD dan Tim Teknis Penggalian informasi terkait proses keamanan dan kerahasiaan data pendonor

 

 

Standar 6.8 Waktu Penyimpanan Data dan Informasi Pendonor (MI 8)

UTD mengatur lama penyimpanan data dan informasi pendonor.

 

Maksud dan Tujuan

UTD menentukan jangka waktu penyimpanan data pendonor (kertas/elektronik), data, dan informasi lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. UTD bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasiaan data selama proses penyimpanan sampai dengan pemusnahan.

Bila jangka waktu penyimpanan sudah habis maka data dan informasi yang terkait dimusnahkan dengan prosedur yang tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) UTD memiliki regulasi jangka waktu penyimpanan berkas data dan informasi dan prosedur pemusnahannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/panduan/SOP/ KAK) tentang pengendalian dokumen termasuk jangka waktu penyimpanan (lihat 6.1)
			0
			5
			10
2) Dokumen, data dan/atau informasi dimusnahkan setelah melampaui  periode waktu penyimpanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan   dengan prosedur yang tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan	D	Bukti pelaksanaan pemusnahan dokumen	0   5   10
	W	Kepala UTD, Tim Manajemen, Tim Teknis Penggalian informasi terkait proses pemusnahan dokumen

 

Standar 6.9 Teknologi Informasi di Pelayanan Kesehatan (MI 9)

UTD menerapkan sistem teknologi informasi pelayanan kesehatan untuk mengelola data dan informasi dan terintegrasi dengan sistem informasi kesehatan yang diselenggarakan oleh Kementerian Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Maksud dan Tujuan

Sistem teknologi informasi di pelayanan kesehatan merupakan seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung peningkatan mutu pelayanan dan

 

pembangunan kesehatan. Untuk mendapatkan hasil yang optimal diperlukan sistem informasi yang menjadi media yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan UTD dalam bentuk jaringan koordinasi, pengumpulan data, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat.

Dalam pengembangan sistem informasi kesehatan, UTD harus mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan yang meliputi:

a)   kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional;

b)  kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan

c)   budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi.

Apabila sistem informasi kesehatan yang dimiliki oleh UTD sudah tidak sesuai dengan kebutuhan operasional dalam menunjang mutu pelayanan, maka dibutuhkan pengembangan sistem informasi kesehatan yang mendukung mutu pelayanan agar lebih optimal dengan memperhatikan peraturan yang ada. Sistem teknologi informasi UTD harus dikelola secara efektif dan komprehensif serta terintegrasi.

Individu yang mengawasi sistem teknologi informasi kesehatan bertanggung jawab atas hal-hal berikut:

a)       merekomendasikan ruang, peralatan, teknologi, dan sumber daya lainnya kepada kepala UTD untuk mendukung sistem teknologi informasi di UTD;

b)       mengkoordinasikan dan melakukan kegiatan pengkajian risiko untuk menilai risiko keamanan informasi, memprioritaskan risiko, dan mengidentifikasi perbaikan; dan

c)        memastikan bahwa petugas di UTD telah diedukasi tentang keamanan informasi dan kebijakan serta prosedur yang berlaku.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan kebijakan tentang penyelenggaraan teknologi informasi di UTD	R	Dokumen kebijakan (SK/ Pedoman/ panduan/SOP/KAK) tentang penyelenggaraan teknologi informasi	0   5   10
2) UTD menerapkan sistem informasi UTD sesuai dengan	D	Bukti pelaksanaan sistem informasi UTD	0 5
	W	Tim Manajemen

 

ketentuan peraturan perundang-undangan		Penggalian informasi terkait proses sistem informasi UTD	10
3) Kepala UTD menetapkan penanggung jawab sistem informasi UTD	R	Dokumen kebijakan (SK/	0 5   10
		pedoman/ panduan/SOP/
		KAK)
		tentang PJ sistem
		informasi terintegrasi
		dengan SK PJ dan tim UTD
		( lihat 2.8)
4) Data serta informasi diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan	D	1)   Bukti analisis data dan informasi 2)   Bukti integrasi data 3)   Bukti Pembahasan data kinerja UTD	0
			5
			10

 

Standar 6.9.1 Program untuk Mengatasi down time Sistem Data (MI 9.1)

UTD mengembangkan, memelihara, dan menguji program untuk mengatasi waktu henti (down time) dari sistem data, baik yang terencana maupun yang tidak terencana.

Maksud dan Tujuan

Sistem data adalah bagian yang penting dalam memberikan pelayanan yang aman dan bermutu. Interupsi dan kegagalan sistem data adalah kejadian yang tidak bisa dihindari. Interupsi ini sering disebut sebagai waktu henti (down time), baik yang terencana maupun tidak terencana. Waktu henti, baik yang direncanakan atau tidak direncanakan, dapat mempengaruhi seluruh sistem atau hanya mempengaruhi satu aplikasi saja. Komunikasi adalah elemen penting dari strategi kesinambungan pelayanan selama waktu henti.

Pemberitahuan tentang waktu henti yang direncanakan memungkinkan dilakukannya persiapan yang diperlukan untuk memastikan bahwa operasional dapat berlanjut dengan cara yang aman dan efektif. UTD memiliki suatu perencanaan untuk mengatasi waktu henti (down time), baik yang terencana maupun tidak terencana dengan mengedukasi petugas tentang prosedur alternatif, melakukan pencadangan data terjadwal secara teratur, dan menguji prosedur pemulihan data.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Terdapat prosedur yang harus dilakukan jika terjadi waktu henti sistem data (down time)	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/panduan/SOP/ KAK)	0   5

 

untuk mengatasi masalah pelayanan		tentang penanganan jika terjadi waktu henti sistem data (down time)	10
2) Petugas diedukasi dan memahami perannya didalam prosedur penanganan waktu henti sistem data (down time), baik yang terencana maupun yang tidak terencana	D	Bukti pelaksanaan edukasi/pelatihan petugas dalam penanganan waktu henti sistem (downtime)	0 5   10
	W	Tim Mutu dan Tim administrasi. Penggalian informasi tentang proses pelatihan pengelolaan data termasuk down time
3) UTD melakukan evaluasi pasca terjadinya waktu henti sistem data (down time) dan menggunakan informasi dari data tersebut untuk persiapan dan perbaikan apabila terjadi waktu henti (down time) berikutnya	D	1)     Bukti evaluasi perbaikan pasca downtime 2)     Bukti tindak lanjut perbaikan pasca downtime	0 5   10
	W	Tim Mutu & Tim administrasi Penggalian informasi tentang pengelolaan data termasuk down time