BAB III. KUALIFIKASI DAN KOMPETENSI SUMBER DAYA MANUSIA (KKS)

BAB III. KUALIFIKASI DAN KOMPETENSI SUMBER DAYA MANUSIA (KKS)

Gambaran Umum

Efektivitas sistem manajemen mutu dan produksi produk darah yang baik tergantung pada Sumber Daya Manusia (SDM), oleh karenanya dibutuhkan kecukupan SDM yang terlatih dan kompeten untuk melaksanakan semua kegiatan sesuai dengan prosedur. SDM harus memahami sistem manajemen mutu untuk unit penyedia darah, memahami tanggung jawabnya dan mendapatkan pelatihan awal serta berkelanjutan sesuai kebutuhan.

Perekrutan, pengangkatan dan evaluasi terhadap SDM dilakukan melalui proses yang efisien dan konsisten. Orientasi terhadap UTD dan orientasi terhadap tugas pekerjaan SDM merupakan suatu proses yang penting. UTD menyelenggarakan program kesehatan dan keselamatan SDM untuk memastikan kondisi kerja yang aman, kesehatan fisik dan

 

mental, produktivitas dan kepuasan kerja.

Program ini bersifat dinamis, proaktif, dan mencakup hal-hal yang mempengaruhi kesehatan dan kesejahteraan SDM seperti pemeriksaan kesehatan kerja saat rekrutmen, pengendalian paparan/pajanan kerja yang berbahaya, vaksinasi, serta kondisi-kondisi umum terkait kerja.

Standar 3.1 Perencanaan dan Pengelolaan SDM (KKS 1)

Kepala UTD merencanakan dan menetapkan persyaratan pendidikan, keterampilan, pengetahuan, dan persyaratan lainnya bagi semua SDM di UTD sesuai kebutuhan.

Maksud dan Tujuan

Kepala UTD menetapkan persyaratan pendidikan, kompetensi dan pengalaman setiap SDM di UTD untuk melaksanakan pelayanan darah di UTD. Kepala UTD mempertimbangkan faktor berikut ini untuk menghitung kebutuhan SDM:

a.   visi dan misi UTD;

b.  beban kerja;

c.   kemampuan UTD; dan

d.  peralatan/teknologi yang digunakan dalam pengelolaan darah.

UTD harus mematuhi peraturan perundang-undangan tentang syarat pendidikan, keterampilan atau persyaratan lainnya yang dibutuhkan SDM. Perencanaan kebutuhan SDM disusun secara kolaboratif oleh penanggung jawab teknis dan penanggung jawab administrasi dengan mengidentifikasi jumlah, jenis, dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. Perencanaan tersebut ditinjau secara berkelanjutan dan diperbarui sesuai kebutuhan. Proses perencanaan menggunakan metode-metode yang diakui sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Perencanaan kebutuhan mempertimbangkan hal-hal di bawah ini:

a.      peningkatan jumlah permintaan darah atau kekurangan SDM di satu unit sehingga dibutuhkan rotasi SDM dari satu unit ke unit lain;

b.      permintaan SDM untuk rotasi tugas berdasarkan nilai-nilai budaya atau agama dan kepercayaan; dan

c.       kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan regulasi terkait persyaratan pendidikan, kompetensi dan pengalaman setiap SDM di UTD untuk	R	Dokumen kebijakan (SK/Pedoman/prosedur/SOP/ KAK) tentang persyaratan pendidikan, kompetensi dan pengalaman SDM di UTD	0   5   10

 

melaksanakan pelayanan darah
2) Terdapat bukti verifikasi ijazah, Surat  Tanda Registasi (STR) dan surat izin untuk menjalankan praktek  profesional di UTD oleh lembaga pendidikan/organisasi profesi/lembaga   yang berwenang mengeluarkan  ijazah, STR dan surat izin untuk menjalankan praktek profesional	D	Bukti hasil verifikasi sesuai EP	0   5   10
3) Kebutuhan SDM telah direncanakan sesuai poin a) sampai dengan poin d) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	D	Bukti perencaan kebutuhan SDM poin a) sampai dengan poin d) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan.	0   5   10
	W	Kepala UTD dan Tim manajemen atau tim perencana Penggalian informasi terkait proses perencanaan kebutuhan SDM
4) Perencanaan  SDM meliputi penghitungan jumlah, jenis, dan kualifikasi SDM menggunakan metode yang diakui sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan	D	Bukti perhitungan jumlah, jenis dan kualifikasi SDM (peta jabatan)	0   5 10
5) Perencanaan SDM mencakup penugasan dan rotasi/alih fungsi SDM	D	Bukti Perencanaan SDM mencakup penugasan dan rotasi/alih fungsi SDM	0 5   10
6) Efektivitas perencanaan SDM dipantau secara berkelanjutan dan diperbarui sesuai kebutuhan	D	Bukti pemantauan perencanaan SDM dan tindak lanjut perbaikan	0   5   10
	W	Kepala UTD dan tim administrasi Penggalian informasi proses pemantauan perencaanan SDM dan perbaikan

 

Standar 3.2 Uraian Tugas SDM (KKS 2)

Tanggung jawab tiap SDM dituangkan dalam uraian tugas.

 

Maksud dan Tujuan

Setiap SDM yang bekerja di UTD harus mempunyai uraian tugas. Pelaksanaan tugas, orientasi, dan evaluasi kinerja SDM didasarkan pada uraian tugasnya.

Uraian tugas mencakup:

a.  tugas pokok; dan

b.  tugas tambahan.

Uraian tugas khusus juga dibutuhkan jika:

a.  tenaga kesehatan ditugaskan di bidang manajerial, misalnya kepala bidang, kepala unit.

b.  tenaga kesehatan melakukan 2 (dua) tugas yaitu di bidang manajerial dan teknis.

c.  tenaga kesehatan dan/atau peserta didik yang sedang mengikuti pendidikan dan bekerja di bawah supervisi, harus ditentukan batasan kewenangan apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dikerjakan oleh petugas tersebut.

d.  tenaga kesehatan/petugas lain yang diberi wewenang dan disetujui memberikan pelayanan di UTD.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Setiap SDM memiliki uraian tugas sesuai dengan tugas yang diberikan	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/prosedur/SOP/ KAK) tentang uraian tugas	0
			5
			10
2) Tenaga  kesehatan yang diidentifikasi dalam poin a) sampai dengan poin d) sebagaimana tercantum  dalam maksud dan tujuan, memiliki uraian tugas yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya	D	Bukti kesuaian uraian tugas dan tugas dan tanggung jawab petugas (Baik tugas pokok maupun tugas tambahan)	0   5   10
	W	Tenaga kesehatan UTD Penggalian informasi terkait pemahaman petugas terhadap uraian tugas

 

Standar 3.3 Informasi Kepegawaian (KKS 3)

Terdapat informasi kepegawaian yang terdokumentasi dalam file kepegawaian setiap SDM.

Maksud dan Tujuan

Setiap SDM memiliki informasi kepegawaian yang terdokumentasi dalam file kepegawaian. File kepegawaian yang terkini berisikan dokumentasi

 

setiap SDM UTD yang harus dijaga kerahasiaannya oleh seorang penanggung jawab yang ditunjuk oleh kepala UTD. File kepegawaian memuat:

a.      riwayat pendidikan dan pelatihan yang sesuai dengan tugas dan fungsinya (fotokopi ijazah, STR, SIP dan lain-lain);

b.     riwayat pengalaman kerja, referensi dari tempat kerja sebelumnya jika tersedia;

c.      uraian tugas yang ditetapkan oleh kepala UTD;

d.     laporan hasil orientasi ketika mendapatkan penugasan/pegawai baru;

e.      laporan hasil evaluasi kinerja dan penilaian kompetensi secara berkala;

f.       riwayat kesehatan yang dipersyaratkan, seperti vaksinasi, hasil medical check up; dan

g.     file kepegawaian tersebut distandardisasi dan terus diperbarui sesuai dengan kebijakan UTD.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan kebijakan standarisasi dan kerahasiaan file kepegawaian SDM	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/prosedur/SOP/KAK)	0
		tentang standarisasi dan kerahasiaan file kepegawaian SDM	5
			10
2) File kepegawaian mencakup poin a) sampai dengan poin g) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	D	Bukti file kepegawaian mencakup poin a) sampai dengan poin g) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	0
			5
			10
3) Kepala UTD menetapkan penanggung jawab dokumen kepegawaian	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/prosedur/SOP/KAK) tentang penanggung jawab dokumen kepegawain	0
			5
			10

 

Standar 3.4 Orientasi SDM (KKS 4)

Semua SDM UTD diberikan orientasi pada saat pengangkatan SDM.

Maksud dan Tujuan

Semua SDM UTD diberikan orientasi mengenai UTD dan unit tempat mereka ditugaskan dan tanggung jawab pekerjaannya dalam melaksanakan kegiatan pelayanan di UTD. Pemahaman terhadap UTD secara keseluruhan dan tanggung jawabnya berperan dalam tercapainya tujuan UTD.

 

Orientasi secara umum meliputi informasi tentang organisasi dan penyelenggaraan UTD, program mutu dan keselamatan pasien serta program pencegahan dan pengendalian infeksi. Orientasi khusus meliputi tugas dan tanggung jawab dalam melakukan pekerjaannya. Hasil orientasi ini dicatat dalam file kepegawaian. SDM paruh waktu, sukarelawan, dan mahasiswa juga diberikan orientasi umum dan orientasi khusus.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan program orientasi bagi SDM di UTD	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/prosedur/SOP/KAK) tentang program orientasi	0   5 10
2) SDM baru diberikan orientasi umum dan orientasi khusus	D	Bukti pelaksanaan orientasi umum dan orientasi khusus SDM	0   5   10
	W	Kepala UTD, Tim administrasi dan SDM baru. Penggalian informasi terkait proses orientasi
3) SDM yang dikontrak, SDM paruh waktu, mahasiswa   dan sukarelawan juga diberikan orientasi umum  dan orientasi khusus (jika ada)	D	Bukti pelaksanaan orientasi umum dan orientasi khusus bagi SDM yang dikontrak, SDM paruh waktu, mahasiswa dan sukarelawan	0 5   10
	W	Kepala UTD, Tim administrasi, SDM yang mengikuti orientasi. Penggalian informasi terkait proses orientasi sesuai EP

 

Standar 3.5 Pendidikan dan Pelatihan SDM (KKS 5)

Tiap SDM diberikan pendidikan dan pelatihan yang berkelanjutan untuk mendukung atau meningkatkan keterampilan dan pengetahuannya.

Maksud dan Tujuan

UTD mengumpulkan data dari berbagai sumber dalam penyusunan program pendidikan dan pelatihan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan/atau memenuhi persyaratan pendidikan berkelanjutan. Sumber informasi untuk menentukan kebutuhan pendidikan SDM mencakup:

a.      hasil kegiatan pengukuran data mutu dan keselamatan pasien;

b.     hasil analisis laporan insiden keselamatan pasien;

c.      hasil survei budaya keselamatan pasien;

d.     hasil pemantauan program manajemen fasilitas dan keselamatan;

e.      pengenalan teknologi termasuk penambahan peralatan baru, keterampilan dan pengetahuan baru;

f.       hasil penilaian kinerja;

g.     prosedur baru;

 

h.     rencana untuk menyediakan layanan baru di masa yang akan datang;

i.       hasil analisis/kajian khusus; dan

j.       kebutuhan dan usulan dari setiap unit.

Selain itu, UTD menentukan SDM mana yang diharuskan untuk mendapatkan pendidikan berkelanjutan untuk menjaga kemampuan mereka dan bagaimana pendidikan SDM tersebut akan dipantau dan didokumentasikan.

UTD meningkatkan dan mempertahankan kinerja SDM dengan mendukung program pendidikan dan pelatihan termasuk menyediakan sarana prasarana, peralatan, ruangan, tenaga pengajar, dan waktu. Program pendidikan dan pelatihan dibuat setiap tahun untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan/atau memenuhi persyaratan pendidikan berkelanjutan.

Hasil pendidikan dan pelatihan SDM didokumentasikan dalam file kepegawaian. Pelatihan diatur sedemikian rupa agar tidak mengganggu pelayanan.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) UTD melakukan identifikasi kebutuhan Pendidikan SDM berdasarkan informasi, mencakup poin a) sampai dengan poin j) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	D	Daftar Identifikasi kebutuhan pendidikan SDM berdasarkan informasi, mencakup poin a) sampai dengan poin j) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	0   5   10
	W	Kepala UTD dan Tim administrasi: Penggalian informasi terkait proses Identifikasi kebutuhan SDM
2) Program pendidikan dan pelatihan disusun berdasarkan  hasil identifikasi kebutuhan pendidikan SDM berdasarkan informasi	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/prosedur/SOP/KAK) tentang program Pendidikan dan pelatihan	0   5   10
	D	Bukti Identifikasi kebutuhan pendidikan (Dokumen daftar kompetensi SDM dan rencana pelatihan)
	W	Tim administrasi: Penggalian informasi terkait proses penyusunan program Pendidikan pelatihan
3) Pendidikan dan pelatihan berkelanjutan diberikan kepada SDM sesuai kebutuhan	D	Bukti pelaksanaan Pendidikan dan pelatihan berkelanjutan	0   5   10

 

4) UTD menyediakan waktu, anggaran, sarana dan prasarana yang memadai bagi semua SDM untuk mendapat kesempatan mengikuti pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan.	R	Dokumen kebijakan (SK/Pedoman/prosedur/SOP/KAK) tentang program Pendidikan dan pelatihan sesuai EP (lihat EP 2)	0 5   10
	D	Bukti ketersediaan sumber daya untuk pendidikan dan pelatihan sesuai EP
	W	Kepala UTD dan PJ administrasi Penggalian informasi terkait proses pemenuhan sumberdaya untuk diklat

 

Standar 3.6 Kesehatan dan Keselamatan Kerja SDM (KKS 6)

UTD menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan keselamatan SDM.

Maksud dan Tujuan

SDM UTD mempunyai risiko terpapar infeksi karena pekerjaannya yang berhubungan baik secara langsung dan maupun tidak langsung dengan pendonor dan darah. Pelayanan kesehatan dan keselamatan SDM merupakan hal penting untuk menjaga kesehatan fisik, kesehatan mental, kepuasan, produktivitas, dan keselamatan SDM dalam bekerja. Karena hubungan SDM dengan pendonor dan kontak dengan bahan infeksius maka petugas kesehatan berisiko terpapar penularan infeksi. Identifikasi sumber infeksi berdasar atas epidemiologi sangat penting untuk menemukan SDM yang berisiko terpapar infeksi. Pelaksanaan program pencegahan serta skrining seperti vaksinasi, dan profilaksis dapat menurunkan terjadinya infeksi penyakit menular secara signifikan.

Cara UTD melakukan orientasi dan pelatihan SDM, penyediaan lingkungan kerja yang aman, pemeliharaan peralatan dan teknologi, pencegahan atau pengendalian infeksi serta beberapa faktor lainnya menentukan kesehatan dan kesejahteraan SDM. SDM UTD juga dapat mengalami kekerasan di tempat kerja, untuk itu UTD diminta menyusun program pencegahan kekerasan.

Program kesehatan dan keselamatan SDM UTD tersebut mencakup hal- hal sebagai berikut:

a.      skrining kesehatan awal;

b.     tindakan-tindakan untuk mengendalikan paparan/pajanan kerja yang berbahaya;

c.      pendidikan, pelatihan, dan intervensi terkait cara pengelolaan darah yang aman;

d.     edukasi terkait pengelolaan kekerasan di tempat kerja;

 

e.      edukasi dan intervensi terhadap SDM yang berpotensi melakukan Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) atau kejadian sentinel;

f.       tata laksana kondisi terkait pekerjaan yang umum dijumpai di UTD;

g.     vaksinasi pencegahan, dan pemeriksaan kesehatan berkala; dan

h.     pengelolaan kesehatan mental SDM, seperti pada saat kondisi kedaruratan penyakit infeksi/pandemi.

Dalam pelaksanaan program kesehatan dan keselamatan SDM UTD, maka SDM harus memahami:

a.      cara pelaporan dan mendapatkan pengobatan, menerima konseling, dan menangani cedera yang mungkin terjadi, terpapar penyakit menular, atau mendapat kekerasan di tempat kerja;

b.     identifikasi risiko dan kondisi berbahaya di UTD; dan

b. masalah kesehatan dan keselamatan lainnya.

 

ELEMEN PENILAIAN	INSTRUMEN SURVEI		SKOR
1) Kepala UTD menetapkan program kesehatan dan keselamatan SDM mencakup setidaknya poin a) sampai dengan poin h) sebagaimana dimaksud dalam maksud dan tujuan	R	Dokumen kebijakan (SK/pedoman/prosedur/SOP/KAK) tentang tentang program kesehatan dan keselamatan SDM sesuai EP	0
			5
			10
2) UTD mengidentifikasi penularan penyakit infeksi dan risiko SDM terpapar atau tertular   serta melakukan upaya pencegahan dengan pemeriksaan kesehatan dan vaksinasi	D	1)   Bukti identifikaasi risiko penyakit infeksi pada SDM 2)   Bukti pelaksanaan pemeriksaan berkala kesehatan dan vaksinasi petugas	0   5   10
	W	Kepala UTD, tim teknis, tim mutu. Penggalian informasi terkait proses pemeriksaan kesehatan dan vaksinasi petugas
3) UTD melaksanakan evaluasi, konseling, dan tata laksana lebih lanjut untuk SDM yang terpapar penyakit infeksi serta diintegrasikan dengan program pencegahan dan pengendalian infeksi	D	Bukti pajanan penatalaksanaan pasca	0   5   10
	W	Kepala UTD Tim teknis dan tim mutu penggalian informasi terkait proses penatalaksanaan pasca pajanan dan pengintegrasian hasil evaluasi
4) UTD mengidentifikasi area yang berpotensi	D	Bukti identifikasi area berpotensi tindakan kekerasan di tempat kerja (workplace violence). Bukti	0
			5

 

untuk terjadi tindakan kekerasan di tempat kerja (workplace violence) dan menerapkan upaya  untuk mengurangi risiko tersebut		pelaksanaan upaya untuk mengurangi risiko tersebut	10
	W	Kepala UTD, tim teknis dan tim mutu Penggalian informasi proses identifikasi area yang berpotensi untuk tindakan kekerasan di tempat  kerja  dan  upaya pencegahan
5) UTD melaksanakan evaluasi, konseling, dan tata laksana lebih lanjut untuk SDM yang mengalami cedera akibat tindakan kekerasan di tempat kerja	D	Bukti pelaksanaan evaluasi, konseling, dan tata laksana SDM yang mengalami cedera akibat tindakan kekerasan di tempat kerja	0   5   10
	W	Kepala UTD, tim manajemen, tim mutu. Penggalian informasi terkait proses pelaksanaan evaluasi, konseling, dan tata laksana SDM yang mengalami cedera akibat tindakan kekerasan di tempat kerja