PANDUAN
TINJAUAN MANAJEMEN
BAB I
DEFINISI
Pengertian dari Pertemuan tinjauan manajemen atau biasa disebut juga
sebagai rapat tinjauan manajamen disingkat dengan RTM adalah sebuh proses untuk
melakukan evaluasi diri atas sistem manajemen mutu yang dijalankan apakah sudah
sesuai dan efektif. Rapat ini dilaksanakan secara berkala dan terjadwal dan
tentu melibatkan pihak yang terkait dengan operasional kegiaan organisasi.
Tinjauan Manajemen
adalah kegiatan pertemuan yang dilaksanakan secara berkala yang membahas temuan
masalah yang terkait dengan penerapan sistem penjaminan mutu dalam kurun waktu
tertentu serta mengkaji tindak lanjut perbaikan
Dalam upaya
peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan
pelaksana tentang permasalahan – permasalaha yang terkait dengan implementasi
sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indikator mutu dan kinerja
Pembahasan
masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja
untuk masalah – masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan
baik terjadual maupun aksidental sesuai kebutuhan
Permasalahan
mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen
mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran
yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan
tinjauan manajemen
Tujuan
Pedoman ini adalah mengatur tata cara pelaksanaan
Tinjauan (kaji ulang) Manajemen, untuk memastikan bahwa sistem mutu telah
dijalankan dengan baik.
Yang berperan dalam pertemuan manajemen mutu adalah penanggung jawab
manajemen mutu, dimana dialah yang seolah olah menjadi panitia dari pertemuan
tersebut, dia harus mampu mempersiapkan tempat waktu, dan siapa saja yang akan
diundang, serta kuncinya adalah pemantauan setelah pertemuan tinjauan manajemen
mutu dilaksanakan. Apakah hasil benar
benar ditindaklanjuti atau hanya sampai pada hasil rapat saja, tugas seorang
penaggung jawab mutu adalah mengingatkan akan komitmen mengenai hasil
pertemuan.
BAB II
Ruang
Lingkup
Prosedur ini mencakup
pelaksanaan Tinjauan Manajemen pada seluruh Bagian/Unit Kerja di lingkungan
Puskesmas, mulai dari menyiapkan resume data bahan Tinjauan Manajemen, membuat
undangan, menganalisa dan menetapkan rencana tindakan
BAB III
TATA LAKSANA
1.
Penanggung jawab manajemen mutu dan puncak
manajemen mempersiapkan pertemuan
tinjauan manajemen yang meliputi rencana waktu, tempat ,agenda,dan siapa saja
yang akan diundang
2.
Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta
pertemuan
3.
Penanggung jawab manajemen mutu memimpin jalannya pertemuan, dengan agenda
sebagai berikut:
a.
Kepala Puskesmas memberikan sambutan
b.
Pembahasan mengenai umpan balik dari keluhan pelanggan
c.
Pembahasan mengenai hasil audit internal,Kepuasan
pelanggan,Kinerja yang dihasilkan
d.
Pembahasan mengenai Pertemuan tinjauan manajemen yang sudah dilaksanakan sebelumnya
e.
Perencanaan mengenai perbaikan / Perubahan baik pada
sistem maupun pada pelayanan
f.
Pembahasan mengenai masalah operasional selama
penerapan sistem mutu dan pelayanan
g.
Perubahan yang dapat mempengaruhi mutu dan pelayanan
4. Kepala Tata usaha membuat notulen pertemuan tinjauan manajemen
5. Penanggung jawab manajemen mutu menyimpulkan keputusan,rekomendasi hasil
pertemuan, dan rencana perbaikan
6. Hasil pertemuan ditindaklanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif,
tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu dan perubahan
sistem pelayanan
7. Tindak lanjut terhadap rekomendasi hasil pertemuan dipantau pelaksanaannya
oleh tim mutu
8. Output dari pertemuan tinjauan manajemen:
a.
Rekomendasidan
keputusan tindak lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi dalam
pertemuan
b.
Rencana perbaikan
masalah – masalah tersebut
c.
Rencana
peningkatan kepuasan pelanggan
d.
Rencana pemenuhan
sumber daya yang diperlukan
e.
Rencana perubahan
– perubahan untuk mengakomodasi persyratan layanan/pelanggan.
f.
Persetujuan
pemenuhan sumber daya
9. Hasil pertemuan didokumentasikan
BAB IV
DOKUMENTASI
1.
Notulen pertemuan
tinjauan manajemen
2.
Rekomendasi dan
keputusan tindak lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi dalam
pertemuan
3.
Rencana perbaikan
masalah – masalah tersebut
4.
Rencana
peningkatan kepuasan pelanggan
5.
Rencana pemenuhan
sumber daya yang diperlukan
6.
Rencana perubahan
– perubahan untuk mengakomodasi persyratan layanan/pelanggan.
No comments:
Post a Comment