PANDUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

PANDUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

 

BAB I

DEFINISI

 

Pengertian dari Pertemuan tinjauan manajemen atau biasa disebut juga sebagai rapat tinjauan manajamen disingkat dengan RTM adalah sebuh proses untuk melakukan evaluasi diri atas sistem manajemen mutu yang dijalankan apakah sudah sesuai dan efektif. Rapat ini dilaksanakan secara berkala dan terjadwal dan tentu melibatkan pihak yang terkait dengan operasional kegiaan organisasi.

 

Tinjauan Manajemen adalah kegiatan pertemuan yang dilaksanakan secara berkala yang membahas temuan masalah yang terkait dengan penerapan sistem penjaminan mutu dalam kurun waktu tertentu serta mengkaji tindak lanjut perbaikan

 

Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan – permasalaha yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indikator mutu dan kinerja

Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah – masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadual maupun aksidental sesuai kebutuhan

Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen

Tujuan Pedoman  ini  adalah mengatur tata cara pelaksanaan Tinjauan (kaji ulang) Manajemen, untuk memastikan bahwa sistem mutu telah dijalankan dengan baik.

Yang berperan dalam pertemuan manajemen mutu adalah penanggung jawab manajemen mutu, dimana dialah yang seolah olah menjadi panitia dari pertemuan tersebut, dia harus mampu mempersiapkan tempat waktu, dan siapa saja yang akan diundang, serta kuncinya adalah pemantauan setelah pertemuan tinjauan manajemen mutu  dilaksanakan. Apakah hasil benar benar ditindaklanjuti atau hanya sampai pada hasil rapat saja, tugas seorang penaggung jawab mutu adalah mengingatkan akan komitmen mengenai hasil pertemuan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

Ruang Lingkup

 

Prosedur ini mencakup pelaksanaan Tinjauan Manajemen pada seluruh Bagian/Unit Kerja di lingkungan Puskesmas, mulai dari menyiapkan resume data bahan Tinjauan Manajemen, membuat undangan, menganalisa dan menetapkan rencana tindakan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

TATA LAKSANA

 

1.    Penanggung jawab manajemen mutu dan puncak manajemen  mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi rencana waktu, tempat ,agenda,dan siapa saja yang akan diundang

2.    Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan

3.    Penanggung jawab manajemen mutu  memimpin jalannya pertemuan, dengan agenda sebagai berikut:

a.    Kepala Puskesmas memberikan sambutan

b.    Pembahasan mengenai umpan balik dari keluhan pelanggan

c.     Pembahasan mengenai hasil audit internal,Kepuasan pelanggan,Kinerja yang dihasilkan 

d.    Pembahasan mengenai Pertemuan tinjauan manajemen  yang sudah dilaksanakan sebelumnya

e.    Perencanaan mengenai perbaikan / Perubahan baik pada sistem maupun pada pelayanan

f.      Pembahasan mengenai masalah operasional selama penerapan sistem mutu dan pelayanan

g.    Perubahan yang dapat mempengaruhi mutu dan pelayanan

4.    Kepala Tata usaha membuat notulen pertemuan tinjauan manajemen

5.    Penanggung jawab manajemen mutu menyimpulkan keputusan,rekomendasi hasil pertemuan, dan rencana perbaikan

6.    Hasil pertemuan ditindaklanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu dan perubahan sistem pelayanan

7.    Tindak lanjut terhadap rekomendasi hasil pertemuan dipantau pelaksanaannya oleh tim mutu

8.    Output dari pertemuan tinjauan manajemen:

a.    Rekomendasidan keputusan tindak lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi dalam pertemuan

b.    Rencana perbaikan masalah – masalah tersebut

c.     Rencana peningkatan kepuasan pelanggan

d.    Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan

e.    Rencana perubahan – perubahan untuk mengakomodasi persyratan layanan/pelanggan.

f.      Persetujuan pemenuhan sumber daya

9.    Hasil pertemuan didokumentasikan

 

 

 

                                                                                         

BAB IV

DOKUMENTASI

 

 

1.    Notulen pertemuan tinjauan manajemen

2.    Rekomendasi dan keputusan tindak lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi dalam pertemuan

3.    Rencana perbaikan masalah – masalah tersebut

4.    Rencana peningkatan kepuasan pelanggan

5.    Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan

6.    Rencana perubahan – perubahan untuk mengakomodasi persyratan layanan/pelanggan.