PEDOMAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
(PERTEMUAN TELAAH MANAJEMEN MUTU DAN KINERJA)
I.
PENDAHULUAN.
Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan
bersama antara manajemen dan pelaksana tentang
permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem
manajemen mutu, pencapaian sasaran/indicator mutu dan kinerja.
Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam
unit kerja, antar unit kerja untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan
operasional yang dilakukan baik terjadual maupun incidental sesuai dengan
kebutuhan.
Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi
dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodic juga perlu dibahas
bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan
tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja.
Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap
kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan
secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional
kegiatan organisasi
II.
KARAKTERISTIK PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN:
Adapun karakterisitik pertemuan tinjauan manajemen adalah
sebagai berikut:
a. Dilaksanakan
secara berkala dengan interval waktu yang disesuaikan dengan tingkat
kepentingan
b. Direncanakan
dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadualan.
c. Didokumentasikan
dengan baik
d. Mengevaluasi
efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja
e. Membahas
perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun
sistem pelayanan
f.
Hasil pertemuan ditindak lanjuti
dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan
pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan
g. Tindak
lanjut terhadap rekomendari yang dihasilkan pada pertemuan dipantau
pelaksanaannya
h. Pihak
manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait diundang dalam pertemuan
tinjauan manajemen
i.
Pertemuan tinjauan manajemen
berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan
manajemen sebelumnya
j.
Agenda pertemuan tinjauan manajemen
mencakup:
-
Hasil audit internal
-
Umpan balik/keluhan pelanggan
-
Kepuasan pelanggan
-
Kinerja yang dihasilkan
-
Hasil pertemuan tinjauan manajemen
yang lalu
-
Rencana perbaikan/perubahan baik
pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan
-
Masalah-masalah operasional yang
terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
-
Perubahan-perubahan yang dapat
berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
k. Luaran
dari pertemuan tinjauan:
-
Rekomendasi dan keputusan tindak
lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi dalam pertemuan
-
Rencana perbaikan masalah-masalah
tersebut
-
Rencana peningkatan kepuasan
pelanggan/pengguna
-
Rencana pemenuhan sumber daya yang
diperlukan
-
Rencana perubahan-perubahan untuk
mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan
III.
LANGKAH-LANGKAH PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
Adapun langkah-langkah pertemuan tinjauan manajemen adalah
sebagai berikut:
a. Penanggung
jawab manajemen mutu bersama manajemen puncak mempersiapkan pertemuan tinjauan
manajemen yang meliputi: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang
akan diundang
b. Penanggung
jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan
c. Penanggung
jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen
d. Penanggung
jawab manajemen mutu memberikan umpan balik kepada peserta rapat
e. Penanggung
jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan
manajemen
IV.
PENUTUP.
Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan
yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen
mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada
pelanggan/pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya-upaya untuk
melakukan perbaikan.
Keberhasilan
pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan
perubahan-perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan
kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.
No comments:
Post a Comment