PEDOMAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

PEDOMAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

(PERTEMUAN TELAAH MANAJEMEN MUTU DAN KINERJA)

 

I.                    PENDAHULUAN.

 

Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang  permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indicator mutu dan kinerja.  

 

Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadual maupun incidental sesuai dengan kebutuhan.

 

Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodic juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi.  Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja.

 

Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi

 

II.                  KARAKTERISTIK PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN:

Adapun karakterisitik pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut:

a.      Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yang disesuaikan dengan tingkat kepentingan

b.      Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadualan.

c.       Didokumentasikan dengan baik

d.      Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja

e.      Membahas perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan

f.        Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan

g.       Tindak lanjut terhadap rekomendari yang dihasilkan pada pertemuan dipantau pelaksanaannya

h.      Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait diundang dalam pertemuan tinjauan manajemen

i.        Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya

j.        Agenda pertemuan tinjauan manajemen mencakup:

-          Hasil audit internal

-          Umpan balik/keluhan pelanggan

-          Kepuasan pelanggan

-          Kinerja yang dihasilkan

-          Hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu

-          Rencana perbaikan/perubahan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan

-          Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan

-          Perubahan-perubahan yang dapat berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan

k.       Luaran dari pertemuan tinjauan:

-          Rekomendasi dan keputusan tindak lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi dalam pertemuan

-          Rencana perbaikan masalah-masalah tersebut

-          Rencana peningkatan kepuasan pelanggan/pengguna

-          Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan

-          Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan

III.                LANGKAH-LANGKAH PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

Adapun langkah-langkah pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut:

a.      Penanggung jawab manajemen mutu bersama manajemen puncak mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang

b.      Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan

c.       Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen

d.      Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik kepada peserta rapat

e.      Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen

IV.                PENUTUP.

Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan/pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya-upaya untuk melakukan perbaikan.

Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan-perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.