DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS: 2311d SOP PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

UPTD PUSKESMAS SELOMERTO I	PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS			Disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Selomerto I Dewi Yuliana S,S.SiT, M.Kes NIP.19710724 199103 2 007
	SOP	No. Kode	:
		Terbitan	:
		No. Revisi	:
		Tgl. Mulai Berlaku	: 1 Maret 2019
		Halaman	: 1/3

1. Definisi

Pengendalian dokumen merupakan pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas.

2. Tujuan

Memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya

3. Kebijakan

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pelaksanaan upaya dan pelayanan puskesmas yang sesuai dengan langkah langkah dalam SOP

4. Referensi

Pedoman Akreditasi Bapelkes Gombong

Peraturan Bupati no. 24 tahun 2007 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Wonosobo

5. Prosedur

1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.

2. Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.

3. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan sebagai berikut:

a. Kode klasifikasi Surat Keputusan (SK):

1) Kesehatan: 440

2) Kepegawaian: 800

3) Bendahara/ Keuangan: 900

b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan

1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,

a) Bab I, (A/I),

b) Bab II, (A/II),

c) Bab III, (A/ III),

2) Pelayanan Upaya kode : B,

a) Bab IV, (B/ IV),

b) Bab V, (B/ V),

c) Bab VI, (B/ VI),

d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan nama upayanya (contoh upaya KIA= B/IV.KIA, upaya promkes = B/IV.Promkes, dan lain- lain),

3) Pelayanan Klinis kode : C,

a) Bab VII, (C/ VII),

b) Bab VIII, (C/ VIII),

c) Bab IX, (C/ IX),

4) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,

5) Daftar tilik disingkat: Dt,

6) Kerangka Acuan disingkat: KA,

7) Surat Keputusan disingkat: SK,

8) Kebijakan disingkat: Kb,

9) Dokumen eksternal disingkat: Dek,

10) Manual Mutu disingkat MM.

11) Pedoman Mutu disingkat PM,

c. Penyimpanan Dokumen / arsip.

1) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,

2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :

a) Umum : untuk resep umum,

b) BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan,

c) Gratis : untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi,

3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan Peraturan Bupati no. 24 tahun 2007 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Wonosobo.

4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan upaya,

d. Sistem penomoran :

1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan Bupati no. 24 tahun 2007 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Wonosobo.

2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,

3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,

4) Urutan penomoran meliputi : Klasifikasi nomor (untuk SK), Kode pelayanan, Kode dokumen, dan nomor urut dokumen.

Contoh:

a) Untuk penomoran SK :

440 / B / IV.KIA / SK / 005

(440: Kode kesehatan, B: Kode pelayanan upaya, IV.KIA: Bab IV upaya KIA, SK: Surat Keputusan, 005: nomor urut SK)

b) Untuk penomoran SPO:

B / IV.KIA / SPO / 005

(B: Kode pelayanan upaya, IV.KIA: Bab IV upaya KIA, SPO: Standar Prosedur Operasional, 005: nomor urut SPO)

4. Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan Upaya P2.

5. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam jangka waktu yang telah diatur di atas.

6. Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam Buku Nomor Kode Dokumen.

6. Diagram Alir

Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode

Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan

Petugas memasukkan dokumen dalam file folder yang sesuai

7. Dokumen Terkait

Dokumen eksternal, SPO, SK, Kerangka acuan, Daftar tilik, Manual Mutu, Pedoman Mutu, Resep

8. Distribusi

Admen, penanggung jawab program, pelaksana pelayanan

10. Rekaman historis perubahan

No	Yang dirubah	Isi Perubahan	Tgl.mulai diberlakukan
1	Urutan penomoran, meliputi: kode pelayanan, kode dokumen, bulan, tahun, dan nomor urut dokumen	Urutan penomoran menjadi: Klasifikasi nomor (untuk SK), Kode pelayanan, Kode dokumen, dan nomor urut dokumen	1 Maret 2014

UPTD PUSKESMAS SELOMERTO I	PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS
	Daftar Tilik	No. Kode	:
		Terbitan	:
		No. Revisi	:
		Tanggal Mulai Berlaku	: 1 Maret 2014
		Halaman	: 1/3

Kegiatan

Tidak

TB.

Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.

Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.

Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan sebagai berikut: