PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

 

PEDOMAN

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

 

 

1.         TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian dokumen di Puskesmas NgemplakII, supaya setiap dokumen yang beredar adalah sah dan terbaru serta terdistribusi sesuai pemegang dokumen.

 

2.         RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang meliputi proses usulan perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen, pembahasan dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan persetujuan dokumen, pencetakan dokumen, pendistribusian dokumen, penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau penyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada staf tentang dokumen baru.

 

3.         DEFINISI

3.1.    Dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan meliputi Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Rencana Mutu Pelayanan, dan dokumen pendukung lainnya.

3.2.    Dokumen Eksternal adalah diluar organisasi Puskesmas NgemplakII yang dijadikan acuan untuk melakukan suatu pekerjaan.

3.3.    Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya berdasarkan Daftar Pemegang Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka nama-nama yang tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen tersebut akan diberikan revisi terakhir tersebut.

3.4.    Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya diluar Daftar Pemegang Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan diberikan revisi terakhir.

3.5.    Master List Dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku.

 

4.         URAIAN UMUM

4.1.    Dokumen yang dikendalikan adalah dokumen internal Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan dokumen eksternal (Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, dll).

4.2.    Puskesmas memiliki Master List Dokumen baik untuk dokumen internal maupun dokumen eksternal serta Daftar Pemegang Dokumen untuk mengendalikan pendistribusian dokumen.

4.3.    Dokumen diperiksa dan disetujui sebelum diterbitkan.

4.4.    Dokumen yang berlaku di  Puskesmas NgemplakII ditandai dengan logo Puskesmas NgemplakII, jenis dokumen, nama dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal dibuat, halaman, dan penjelasan keabsahan dokumen.

4.5.    Dokumen eksternal dikendalikan dengan pemberian stempel „ Eksternal“

 

4.6.    Dokumen asli disimpan secara hardcopy kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Pemegang Dokumen setelah lebih dahulu dibubuhi stempel “DOKUMEN TERKENDALI”

4.7.    Dokumen kertas yang beredar diluar Puskesmas NgemplakII dan atau tidak tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen dan atau tidak mempunyai tanda stempel asli “DOKUMEN TERKENDALI”, maka dokumen tersebut merupakan ” DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”

4.8.    Dokumen kertas yang tidak berlaku langsung dimusnahkan.

4.9.    Dokumen eksternal dikendalikan oleh setiap bagian/unit kerja, dan setiap dokumen dicatat ke dalam daftar dokumen eksternal serta jika terjadi updating dokumen, maka akan  dilakukan oleh bagian/unit kerja masing-masing.

4.10.Pemusnahan dokumen kertas dapat dilakukan dengan cara penghancuran.

 

5.         ISI PROSEDUR

Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen

5.1.    Karyawan terkait

5.1.1.   Memberikan usulan untuk melakukan perubahan/ penambahan dokumen dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen

5.1.2.   Meminta persetujuan Tim Mutu/ Koordinator bagian mengenai usulan perubahan/ penambahan dokumen tesebut.

5.2.    Tim Mutu/ Koordinator Bagian

5.2.1.   Memutuskan untuk menyetujui atau tidak usulan perubahan atau penambahan dokumen

5.2.2.   Jika setuju maka memberikan persetujuan atas usulan perubahan/ penambahan dokumen dengan menandatangani form Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen.

5.2.3.   Jika tidak setuju maka memberikan penolakan terhadap usulan perubahan/ penambahan dokumen.

 

Pembuatan Draft dan Penyusunan Dokumen

5.3.    SekretariatAKREDITASI

5.3.1.   Membuat draft dokumen dalam bentuk dokumen hard copy sesuai dengan usulan perubahan/ penambahan dokumen yang diinginkan

5.3.2.   Melakukan pembahasan terhadap draft dokumen tersebut dengan  unit terkait

5.3.3.   Mencetak agar pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun dan mendistribusikan hardcopy dokumen untuk diperiksa kepada Manajemen Representative.

5.4.    Manajemen Representative

5.4.1.   Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun oleh sekretariat AKREDITASI.

5.4.2.   Jika setuju, maka melakukan persetujuan pada hardcopy untuk meminta persetujuan Penyetuju Dokumen.

5.4.3.   Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dokumen dan dikembalikan kepada Sekretariat AKREDITASI untuk direvisi (kembali ke 5.3.1)

 

Persetujuan Dokumen

5.5.    Penyetujui Dokumen

5.5.1.   Menerima dokumen yang telah diperiksa oleh Manajemen Representative melalui hardcopy untuk disetujui.

5.5.2.   Jika setuju, maka melakukan persetujuan dengan menandatangani hardcopy document.

5.5.3.   Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dan dikembalikan kepada Sekretariat AKREDITASI untuk direvisi (kembali ke 5.3.1)

 

Pencetakan dan Penarikan Dokumen

5.6.    Pengendali Dokumen

5.6.1.   Mendaftar dokumen internal yang disahkan dalam Daftar Induk Dokumen Internal / Masterlist Dokumen.

5.6.2.   Memperbanyak dokumen yang sudah mendapatkan persetujuan  dengan jumlah copy sesuai Daftar Pemegang Dokumen.

5.6.3.   Membubuhkan stempel “DOKUMEN TERKENDALI” terhadap copy dokumen.

5.6.4.   Mendistribusikan dokumen kertas kepada semua pemegang dokumen sesuai Daftar Pemegang Dokumen.

5.6.5.   Menarik dokumen lama, bila ada.

5.6.6.   Memusnahkan dokumen lama yang sudah tidak berlaku.

5.6.7.   Memberitahukan kepada seluruh unit kerja terkait tentang dokumen baru dan/ atau penarikan dokumen lama.

 

6.         CATATAN MUTU

6.1.    Usulan Perubahan/Penambahan Dokumen

6.2.    Masterlist Dokumen Internal

6.3.    Daftar Dokumen Eksternal

6.4.    Daftar Distribusi Dokumen

6.5.    Riwayat Perubahan Dokumen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Puskesmas NgemplakII	PROSEDUR	NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24
	PENGENDALIAN DOKUMEN	TANGGAL TERBIT   : 01-12-2006
		NOMOR REVISI         : 00
		HALAMAN                 : 5/7

 

 

CATATAN MUTU	ALUR PROSES	PENANGGUNG JAWAB
Usulan perubahan/ penambahan dokumen     Usulan perubahan/ penambahan dokumen       Usulan perubahan/ penambahan dokumen               Draft dokumen       Draft dokumen         Draft dokumen       Draft dokumen         Draft dokumen		Karyawan terkait           Karyawan terkait     Management Representative/Kepala unit Terkait                 Sekretariat AKREDITASI         Sekretariat AKREDITASI/ Kepala unit Terkait       Sekretariat AKREDITASI         Sekretariat AKREDITASI         Management Representative

 

 

 

Puskesmas NgemplakII	PROSEDUR	NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24
	PENGENDALIAN DOKUMEN	TANGGAL TERBIT   : 01-12-2006
		NOMOR REVISI         : 00
		HALAMAN                 : 6/7

 

CATATAN MUTU	ALUR PROSES	PENANGGUNG JAWAB
Draft dokumen                 Final dokumen       Hardcopy                   Hardcopy         Hardcopy         Hardcopy         Hardcopy		Management Representative                 Sekretariat AKREDITASI       Penyetuju Dokumen                   Pengendali Dokumen           Pengendali Dokumen         Pengendali Dokumen         Pengendali Dokumen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Puskesmas NgemplakII	PROSEDUR	NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24
	PENGENDALIAN DOKUMEN	TANGGAL TERBIT   : 01-12-2006
		NOMOR REVISI         : 00
		HALAMAN                 : 7/7

 

 

 

CATATAN MUTU	ALUR PROSES	PENANGGUNG JAWAB
Hardcopy       Hardcopy		Pengendali Dokumen       Pengendali Dokumen