SOP PEMBUATAN SURAT DINAS

 

UPTD PUSKESMAS PUCANGSAWIT KOTA SURAKARTA	TATA USAHA & KEPEGAWAIAN
	PEMBUATAN SURAT DINAS
	No. Dokumen SPO-TU-14	Revisi. 00		Tanggal Terbit 2 JUNI 2014		Hal : 1 dari 1
SPO	Dibuat     Dewi Nurul Jannah.S.Sos Koordinator Tata Usaha		Disetujui     dr. Monica Peni P Management Representative		Disahkan     drg. Bintang Setya N Kepala Puskesmas Pucangsawit

1. TUJUAN

Sebagai panduan Proses  pembuatan surat dinas baik dari Puskesmas maupun  menanggapi surat dinas.

 

2. RUANG LINGKUP

SPO ini mencakup  pembuatan surat dinas baik dari Puskesmas maupun  menanggapi surat dinas.

 

3. DEFINISI

Pembuatan surat yang berisi masalah-masalah kedinasan

 

4. ALAT DAN BAHAN

5.1   Buku kendali surat

5.2   Kertas HVS

5.3   Komputer

5.4   Stop map

5.5   Lembar kartu kendali keluar

5.6   Filing Kabinet

5.7   Kotak kendali surat

5.8   Sekat dan Folder

 

5. PROSEDUR

6.1       Konsep surat dinas yang akan ditindak lanjuti

6.2       Ketik surat dinas

6.3       Print out surat dinas

6.4       Membuat lembar kartu kendali keluar

6.5       Masukkan ke dalam stop map

6.6       Menyampaikan surat dinas kepada Kepala Puskesmas untuk

6.7       dimintakan pengesahan.

6.8       Kepala Puskesmas mengoreksi dan meneliti  isi surat, apabila surat dinas sudah benar Kepala Puskesmas menandatangani surat dinas

6.9       Apabila ada kekeliruan dikembalikan ke Koordinator Tata usaha untuk diperbaiki

6.10     Setelah benar dilakukan pengetikan ulang

6.11     Menyerahkan print out surat dinas yang benar kepada Kepala Puskesmas

6.12    Kepala Puskesmas menanda tangani surat dinas

6.13    Masuk ke tata usaha

6.14    Mencatat dalam buku kendali surat keluar

6.15    Mengambil  amplop surat menuliskan kepada dan nomor surat

6.16    Beri stempel surat

6.17    Masukan dalam amplop , satu lembar untuk arsip Puskesmas

6.18    Lembar kartu kendali disimpan dalam kotak kendali surat

6.19    Distribusi