SOP PENGARSIPAN SURAT

 

UPTD PUSKESMAS PUCANGSAWIT KOTA SURAKARTA	TATA USAHA & KEPEGAWAIAN
	PENGARSIPAN SURAT
	No. Dokumen SPO-TU-13	Revisi. 00		Tanggal Terbit 2 JUNI 2014		Hal : 1 dari 1
SPO	Dibuat     Dewi Nurul Jannah.S.Sos Koordinator Tata Usaha		Disetujui     dr. Monica Peni P Management Representative		Disahkan     drg. Bintang Setya N Kepala Puskesmas Pucangsawit

1. TUJUAN

Sebagai panduan Proses  penyimpanan surat dinas baik surat masuk maupun  surat keluar.

 

2. RUANG LINGKUP

SPO ini mencakup  penyimpanan surat dinas baik surat masuk maupun  surat keluar.

 

3. DEFINISI

Pengarsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

 

4. PERALATAN

4.1   Buku kendali surat

4.2   Lembar disposisi

4.3   Stop map

4.4   Filiing cabinet

4.5   Lembar kartu kendali surat

4.6   Kotak kartu kendali

4.7   Sekat dan Folder

 

5. PROSEDUR

5.1       Setelah didisposisi oleh Kepala Puskesmas Pisahkan berdasarkan kode surat

5.2       Kepala Puskesmas menyerahkan kembali surat masuk beserta disposisi kepada Koordinator TU

5.3       Koordinator TU membuatkan kendali surat

5.4       Koordinator TU menyampaikan surat kepada yang bersangkutan

5.5       lembar disposisi warna putih menempel pada surat

5.6       Lembar disposisi warna kuning disimpan dalam kotak kartu kendali berdasarkan tanggal penyelesaian atau tanggal disposisi

5.7       Lembar kartu kendali warna putih disimpan berdasarkan klasifikasi/ kode surat

5.8       Lembar kartu kendali warna merah disimpan berdasarkan klasifikasi/ kode surat

5.9       Lembar kartu kendali warna biru disimpan berdasarkan tanggal surat

5.10    Kalau tidak perlu tinda lanjut maka surat langsung disimpan dalam surat Pasif.