DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS: 551D SOP BUKTI PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP

Thursday, March 5, 2026

551D SOP BUKTI PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP

BUKTI PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP

SOP

No. Dokumen

445/058/SOP/V/PKM-SPRS/2017

No. Revisi

Tgl. Terbitan

08/04/2017

Halaman

1/5

UPT PUSKESMAS

SIMPANG RUSA

SIS ISKANDAR, SKM

NIP. 197602281997031002

1. Pengertian

Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam prosedur ini.

2. Tujuan

1. Agar dokumen dapat dikendalikan dengan baik, tertata dan rapi.sesuai prosedur.

2. Memperlancar tugas khususnya berkaitan dengan dokumen

3. Kebijakan

Keputusan Kepala UPT Puskesmas Simpang Rusa Nomor: 445/021/SK/II/PKM-SPRS/2017 Tentang Pengendalian dokumen dan rekaman

4. Referensi

Panduan Manual Mutu UPT Puskesmas Simpang Rusa

5. Prosedur

Persiapan:

1. Alat-alat

ATK, stempel, map kertas,

2. Form pengendalian dokumen

6. Langkah-langkah Prosedur

1. Identifikasi penyusunan dokumen

Identifikasi kebutuhan dilakukan pada tahap self –assesment yang digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai standar.

2. Penyusunan dokumem.

Penanggung jawab Admin/UKM dan penanggung jawab UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi perubahan serta penyusunan dokumen. Penyusunan dokumen secara keseluruhan di koordinir oleh tim mutu dengan mekanisme sbb:

a. Semua dokumen seperti SOP, KAK dan lain-lain yang telah disusun oleh pelaksana disampaikan ke ketua Pokja dan kumpulkan ke tim mutu.

b. Tim mutu mengoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana dari segi bahasa maupun penulisan.

c. Tim mutu mengkoodinir proses pembuatan dokumen agar tidak terjadi duplikasi/tumpang tindih.

d. Tim mutu mengecek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh kepala Puskesmas.

3. Pengesahan Dokumen.

a. WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan dokumen mutu sebelum diterbitkan asli dan semua salinan dokumen harus diperiksa oleh ketua tim mutu dan disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas. Perubahan pada dokumen Mutu harus disetujui oleh Kepala UPT Puskesmas setelah ditinjau oleh ketua tim mutu.

b. WMM mengkoordinasi penyusunan Prosedur dan mengesahkan asli dan salinan terkendali. Perubahan Prosedur diusulkan oleh staf atau personal lainnya kepada Tim mutu dan disahkan oleh Kepala Puskesmas.

4. Sosialisasi Dokumen

Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka dokumen harus disosialisasikan.

5. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen

a. Kepala Puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu / sebagai petugas pengendali dokumen

b. Penomoran Dokumen.

Semua Dokumen harus diberikan penomoran sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman yang diatur dalam Pedoman Mutu

c. Pendistribusian Dokumen.

Salinan dokumen yang akan didistribukan harus diberi tanda “TERKENDALI” dengan stempel, dengan huruf berwarna selain hitam, atau pengesahan aslinya dengan tanda-tangan asli. Dokumen induk/asli tidak distempel, tetapi dengan tanda-tangan asli. Distribusi dokumen memakai ekspedisi atau formulir tanda terima.

TERKENDALI

Contoh Cap / Stempel Pengendalian Dokumen

d. Penarikan Dokumen

Penarikan dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti

6. Penyimpanan Dokumen

a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani agar disimpan sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas.

b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit dimana dokumen tersebut digunakan. Bila dokumen tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen tersebut ke sekretariat Tim Mutu, dan Tim Mutu dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut. Dokumen asli tetap disimpan dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan berlaku.

Dokumen yang tidak berlaku lagi, tetapi perlu disimpan sebagai referensi, harus distempel “KADALUWARSA” dari warna yang bukan hitam.

Contoh Cap/ Stempel dokumen kadaluarsa

7. Penataan Dokumen

Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas, dokumen dikelompokkan masing-masing bab/kelompok admin, UKP dan UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian dan diberikan daftar secara berurutan.

8. Revisi atau perubahan dokumen

Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan dari kepala Puskesmas. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan. Isi revisi atau perbahan harus tercatat pada riwayat perubahan dokumen. Setiap halaman Pedoman Mutu, Prosedur yang direvisi harus diidentifikasi dengan nomor, revisi, tanggal revisi, nomor dan jumlah halamannya.

9. Pemusnahan Dokumen

Pemusnahan dokumen kadaluwarsa diusulkan oleh unit terkait ke Tim Mutu dan Tim Mutu melakukan pengecekan terhadap dokumen yang diusulkan untuk pemusnahan. Proses pemusnahan dokumen kadaluwarsa disaksikan oleh unit terkait, Ketua Tim Mutu dan Kepala Puskesmas, kemudian dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kadaluwarsa.

7. Bagan Alir

Oval: Identifikasi Dokumen