PEDOMAN AUDIT INTERNAL
BAB I
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Untuk
menilai kinerja pelayanan di Puskesmas
dan Klinik perlu dilakukan audit internal. Dengan adanya audit internal akan dapat
diidentifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan
perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem pelayanan maupun sistem manajemen.
Audit
internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas/Klinik dengan
berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan.
B.
TUJUAN AUDIT
Pada dasarnya
audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan
tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan
signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai
dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau
perubahan.
C.
PENGERTIAN
Pengertian Audit
Audit merupakan
kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara
sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah
disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan.
Audit merupakan
proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit
telah dipenuhi.
Kriteria audit
adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang
digunakan dalam penilaian audit.
D.
MANFAAT AUDIT
Pengambilan
keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi
organisasi.
BAB II
AUDIT
INTERNAL
Dikenal ada dua
jenis audit, yaitu: audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah penilaian yang
dilakukan oleh pihak di luar organisasi menggunakan standar tertentu.
Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit ekternal yang
dilakukan berdasarkan standar akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas
Pelayanan Kesehatan Primer. Audit internal adalah suatu proses penilaian yang
dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah
karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk kepentingan internal
organisasi tersebut.
A. ESSENSI AUDIT
Untuk mencapai
tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit perlu dilaksanakan dengan
pendekatan sebagai berikut:
§ Proses interaktif
§ Kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
§ Dilakukan dengan azas manfaat
§ Dilakukan secara objektif
§ Berpijak pada fakta dan kebenaran
§ Melibatkan proses
analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
§ Bermuara pada pengambilan keputusan
§ Dilaksanakan berdasar
azas/standar/kriteria tertentu
§ Merupakan kegiatan berulang
§ Menghasilkan laporan
B. AKTIFITAS AUDIT
Proses
pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk: Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi); Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan Merekomendasi (memberikan
saran/masukan). Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:
§ Telaah dokumen
§ Observasi
§ Meminta penjelasan dari auditee (yang
di-audit)
§ Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
§ Membandingkan kenyataan dengan
standar/kriteria
§ Meminta bukti atas suatu
kegiatan/transaksi
§ Pemeriksaan secara fisik terhadap
fasilitas
§ Pemeriksaan silang (cross-check)
§ Mengakses catatan yang disimpan
auditee
§ Mewawancarai auditee
§ Menyampaikan angket survey
§ Menganalisis data
BAB III
MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL
A.
TAHAPAN
AUDIT INTERNAL.
Audit
Internal dilaksanakan mengikuti empat tahapan sebagai berikut:
Tahap I : Penyusunan rencana
audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadualan
audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: Tahap pengumpulan
data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasarkan standar
tertentu (misalnya standar akreditasi, standar/pedoman program, standar
pelayanan minimal, standar/indikator kinerja) untuk mengukur tingkat kesesuaian
terhadap standar tersebut.
Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah, dan rencana tindak lanjut audit.
Tahap IV: Tahap pelaporan dan diseminasi hasil
audit.
B. PENYUSUNAN RENCANA AUDIT.
Dalam
menerencanakan audit harus ditetapkan
1.
Tujuan audit: untuk melakukan
penilaian kinerja dibandingkan dengan standar tertentu.
2.
Lingkup audit: menjelaskan
unit kerja yang akan diaudit
3.
Objek audit: menjelaskan apa
saja yang akan diaudit
4.
Alokasi waktu: menjelaskan
berapa lama audit akan dilakukan dan penjadualannya
5.
Metoda audit: metoda yang akan
digunakan pada saat melakukan audit
6.
Persiapan audit: persiapan
auditor, penetapkan kriteria audit, dan penyusunan instrumen audit.
C. PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan
data pada pelaksanakan audit dilakukan dengan berbagai metoda, antara lain
adalah:
1.
Mengamati proses pelaksanakan
kegiatan
2.
Meminta penjelasan kepada
auditee
3.
Meminta peragaan oleh auditee
4.
Memeriksa dan menelaah dokumen
5.
Memeriksa dengan menggunakan
instrumen daftar tilik
6.
Mencari bukti-bukti
7.
Melakukan pemeriksaan silang
8.
Mewawancarai auditee
9.
Mencari informasi dari sumber
luar
10. Menganalisis
data dan informasi
11. Menarik
Kesimpulan
D. ANALISIS DATA
Analisis
data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses
pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan kesenjangan antara fakta
dengan kriteria audit, maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih
lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.
E. PELAPORAN DAN DISEMINASI
Hasil audit
internal harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/Klinik dan kepada unit yang
diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen untuk
melaporkan hasil audit, tindak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam
perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan
kinerja maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan.
BAB IV
P E L A P O R A N
Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan
kepada unit yang diaudit. Dalam laporan
audit harus memuat:
1. Latar belakang dilakukan audit:
menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit
2. Tujuan audit: menjelaskan tujuan
dilaksanakan audit
3. Lingkup audit: menjelaskan unit yang
diaudit
4. Objek audit: menjelaskan apa saja yang
diaudit
5. Standar/Kriteria yang digunakan untuk
melakukan audit
6. Auditor: menjelaskan siapa yang melaksanakan
kegiatan audit
7. Proses audit: menjelaskan metoda,
proses pelaksanaan audit dan jadual pelaksanaan audit
8. Hasil dan analisis hasil audit:
menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa terjadi kesenjangan terhadap
standar/kriteria yang ditetapkan
9. Rekomendasi dan batas waktu
penyelesaian yang disepakati oleh auditee: berdasarkan hasil audit, auditor
diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dengan adanya kesepatan dari
pihak auditee untuk menyelesaikannya.
BAB IV
TINDAK LANJUT AUDIT
Berdasarkan rekomendasi yang diberikan
oleh auditor internal berdasarkan hasil audit internal, unit kerja yang diaudit
wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan.
Setelah memperoleh laporan hasil audit,
auditee harus mempelajari laporan audit tersebut, untuk kemudian menyusun
rencana perbaikan. Rencana perbaikan
disusun dengan batas waktu yang jelas, sehingga pelaksanaan perbaikan dapat
dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama
dengan auditor.
Pada saat pelaksanaan kegiatan
perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-kegiatan tindak lanjut
yang dilakukan oleh auditee dan memberikan arahan atau bimbingan jika
diperlukan.
Hasil perbaikan wajib dilaporkan oleh
auditee kepada pucuk pimpinan dan disampaikan tembusan kepada auditor internal.
Contoh Formulir
Rencana Audit Internal:
RENCANA AUDIT INTERNAL PUSKESMAS
I.
Latar Belakang:
II.
Tujuan audit:
III. Lingkup
audit:
IV. Objek audit:
V.
Jadual dan alokasi waktu
VI. Metoda
audit:
VII.
Kriteria audit:
VIII. Instrumen
audit:
Lampiran:
Lampiran 1: Jadual audit internal
JADUAL
AUDIT INTERNAL TAHUN……………………… |
||||||||||||
UNIT KERJA YANG
DIAUDIT |
JAN |
PEB |
MAR |
APR |
MEI |
JUNI |
JULI |
AGT |
SEP |
OKT |
NOP |
DES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tim Audit |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lampiran 2: Rencana audit.
UNIT |
AUDITOR |
KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT |
STANDAR/KRITERIA YANG MENJADI
ACUAN |
TGL& WAKTU AUDIT I |
TGL& WAKTU AUDIT II |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MENGETAHUI, KETUA TIM AUDIT |
|
...................., 20..... Anggota Tim
Audit: |
Lampiran 3:
Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut
Proses |
|
UNIT |
|||
Kriteria
Audit |
|
||||
Bagian I : Detail Ketidaksesuaian |
|||||
Uraian
Ketidaksesuaian |
Bukti –
Bukti Obyektif |
Metode
Audit |
|||
|
|
|
|||
Bagian 2: Rencana tindak lanjut
dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan
waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau
pencegahan) |
|||||
Analisis Akar Permasalahan
(Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) |
|||||
|
|||||
Tindakan perbaikan dan waktu
penyelesaian : |
|||||
|
|||||
Tindakan pencegahan supaya tidak
terulang : |
|||||
|
|||||
Unit kerja: |
Auditor |
Audit |
|||
Tanggal: |
|
|
|||
Bagian 3 : Verifikasi/penilaian
Auditor tentang rencana kegiatan : |
|
|
|
Penanggung
Jawab Manajemen Mutu |
Kepala
Puskesmas |
No comments:
Post a Comment