551C SOP Pengendalian Dokumen Eksternal

 

		Pengendalian Dokumen Eksternal
		SOP	No Dokumen	:	UM/V/SOP/056/2017
			No. Revisi	:
			Tgl. Terbit	:
			Halaman	:
UPT PUSKESMAS DTP PANIMBANG						H. Endang Mulyadi. SKM NIP. 197004061994031005
	1.  Pengertian	Pengendalian dokumen adalah sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumenyang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
	2.   Tujuan	Untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu pelayanan
	3.  Kebijakan	-
	4.  Referensi	1.     Undang-Undang RI No. 36 Thaun 2009 Tentang Kesehatan 2.     Permenkes RI No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
	5.   Prosedur/ Langkah-langkah	1.     Menetapkan jenis dokumen dan rekaman Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Pedoman Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir 2.     Membuat dokumen dan rekaman Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur kerja dan Instruksi Kerja Terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit terkait, Referensi, Dokumen Terkait, Catatan Revisi/Perubahan. 3.     Mengesahkan isi dokumen dan rekaman Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan    pengesahan dari kepala puskesmas. 4.     Memberikan identitas dokumen Setiap dokumen terkendli memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : judul dokumen, nomor kode dokumen, terbitan(dua gigit) , revisi (dua gigit), tanggal mulai berlaku , halaman, penanggung jawab (disiapkan,diperiksa,disahkan) 5.     Memberikan penomoran dokumen Setelah disahkan , sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian : a. penomoran manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerjaBagian I menunjukan jenis dokumen MM untuk manual mutu PK untk prosedur kerja FORM untuk formulir yang digunakan Bagian II menunjukan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen : PK/bpg/001/15 Artinya : PK: Jenis dokumen prosedur kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b. penomoran formulir Contoh : FORM/BPG/001/15 From menunjukkan jenis dokumen dan rekaman artinya : jenis dokumenformulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6.    Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen dan rekaman a. Suatu dokumen dapat ditertibkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas. b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti penerimaan dokumen. c. sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara daftar induk prosedur kerja, instruksi kerja formulir yang ada pada bagian, sub bag. Bidang atau seksi. d. untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “ TERKENDALI” dengan perstujuan MR. 7. Merevisi dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a.    pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada kepala puskesmas. b.    permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang. c.     revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pda tiap dokumen 8. Menerbitkan ulang dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika : a.    terjadi perubahan sistim mutu b.    ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c.     instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksaan tugas. d.    bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik 9. Melakukan penarikan dan pemusnaan dokumen dan rekaman a.    MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b.    salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik. Dimusnakan dengan cara dibakar dan di catat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen. c.     dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap “TAK TERKENDALI” dan disimpan MR sebagai arsip. d.    formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR. 10. Melakukan peninjauan ulang dokumen Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali. 11. Melakukan pengendalian dokumen eksternal Kordinator unit/ pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal, bila suatu dokumen eksternal sudah tidak di gunakan MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
	6.    Bagan Alir
	7.    Hal-Hal yang harus diperhatikan	1.     Catatan Revisi perubahan 2.     bukti penerimaan dokumen 3.     usulan revisi 4.     bukti penarikan dokumen 5.     berita acara pemusnahan dokumen
	8.  Unit Terkait	Seluruh program terkait
	9.    Dokumen Terkait	1.    Formulir bukti penerimaan dokumen 2.    Formulir daftar induk dokumen 3.    Formulir daftar induk formulir 4.    Formulir usulan revisi 5.    Formulir bukti penarikan dokumen 6.    Formulir berita acara pemusnahan dokumen 7.    Formulir daftar induk dokumen eksternal.
	10. Rekaman Historis Perubahan	No Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl Mulai Diberlakukan