MODUL INTI 3 TEHNIK AUDIT INTERNAL

 

PELATIHAN AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

MODUL

MATERI INTI 3

 

TEHNIK AUDIT INTERNAL

 

I.               DESKRIPSI SINGKAT:

 

Modul ini membahas tentang tehnik-tehnik audit yang harus dikuasai oleh auditor internal dalam melaksanakan audit, yaitu: tehnik wawancara, tehnik observasi (mengamati) proses pelaksanaan kegiatan, tehnik meminta penjelasan kepada auditee, tehnik meminta peragaan, menelaah dokumen,  penggunaan daftar tilik, mencari bukti, melakukan pemeriksaan silang, mencari informasi dari sumber luar, dan menganalisis data dan informasi, sampai kepada menarik kesimpulan.

 

 

II.            TUJUAN PEMBELAJARAN:

 

A.    Tujuan Pembelajaran Umum;

Setelah mengikuti materi ini peserta mampu menerapkan tehnik audit internal.

B.    Tujuan Pembelajran Khusus;

1.     Peserta mampu menjelaskan tehnik yang digunakan dalam pelaksanaan audit

2.     Peserta mampu melakukan simulasi audit internal.

 

III.          POKOK BAHASAN:

 

Tehnik Audit Internal

 

 

IV.          BAHAN AJAR:

 

Buku Pedoman Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen Bab II. C. Tehnik Audit dan Pengumpulan data.

 

V.             LANGKAH PEMBELAJARAN:

 

Langkah 1.  Pengkondisian peserta.

a.     Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan.

b.     Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang.

 

Langkah 2.   Penyampaian materi.

Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi meliputi: tehnik audit internal sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah dan tanya jawab.

 

 

Langkah 3.  Penugasan;

          Fasilitator menugaskan peserta dalam diskusi kelompok untuk menyusun scenario audit internal dan instrument audit berdasar rencana audit yang disusun pada materi sebelumnya

 

Langkah 4. Simulasi audit internal

 

Peserta melakukan simulasi pelaksanaan audit internal.

Fasilitator memimpin presentasi hasil diskusi dan memberikan komentar terhadap hasil diskusi

 

Langkah 5: Rangkuman dan Kesimpulan.

a.     Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran.

b.     Fasilitator merangkum butir-butir penting dari materi yang disampaikan.

c.     Fasilitator membuat kesimpulan.

 

VI.          URAIAN MATERI:

 

TEHNIK AUDIT DAN PENGUMPULAN DATA

 

Pengumpulan data pada pelaksanakan audit dilakukan dengan berbagai metoda, antara lain adalah:

1.       Mewawancarai auditee.

       Awal kegiatan audit dimulai dengan pertemuan awal antara auditor dan auditee.  Auditor perlu menjelaskan peran auditor, tujuan audit, lingkup audit, meminta pendapat pihak yang diaudit tentang permasalahan utama yang mereka hadapi, wktu pelaksanaan audit, siapa saja yang akan ditemui selama proses audit, dan bagaimana menyampaikan hasil temuan dan mendiskusikan temuan dan tindak lanjut, serta pelaporan audit.

Pada akhir kegiatan audit, auditor juga harus menjelaskan hasil-hasil temuan, dan rekomendasi untuk ditindak lanjuti, dan membahas bersama dengan auditee tindak lanjut yang akan dilakukan untuk perbaikan.

 

Audit merupakan proses yang memerlukan interaksi antara auditor dan auditee.  Komunikasi antara auditor dan auditee perlu dibina sehingga proses audit dapat berjalan dengan lancer.  Wawancara merupakan salah satu metoda penting dalam pelaksanaan kegiatan audit dalam upaya memperoleh informasi dan melakukan konfirmasi.

 

Pada proses pelaksanaan audit, akan terjadi interaksi antara auditor dengan auditee.  Auditor perlu mempersiapkan kegiatan wawancara dengan auditee.  Dalam melakukan wawancara perlu diperhatikan: apa tujuan dilakukan wawancara, informasi apa yang ingin diperoleh dari wawancara, lakukan wawancara di tempat kerja, jika diperlukan dapat disampaikan awal tentang topik yang akan dibahas dalam wawancara, dan siapkan instrumen wawancara.

Dalam melakukan wawancara, auditor dapat langsung menanyakan pada pokok permasalahan, tetapi juga bisa mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang tidak langsung pada permasalahan untuk memperluas diskusi agar dapat melakukan eksplorasi.

 

Pada saat melakukan wawancara, auditor perlu memperhatikan auditee yang diwawancara, informasi yang ingin didapatkan, ketersediaan waktu, dan maksud dan tujuan audit.

 

Wawancara perlu direncanakan dengan matang.  Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan wawancara adalah:

a.     Kejelasan tujuan dari kegiatan wawancara

b.     Informasi apa saja yang ingin diperoleh

c.     Saat yang tepat untuk melakukan wawancara, antara lain ketika kegiatan pelayanan tidak terlalu sibuk

d.     Tujuan wawancara/audit harus disampaikan pada auditee

e.     Pemberitahuan jadual kegiatan wawancara dalam proses audit

f.      Siapkan instumen untuk melakukan wawancara

g.     Siapkan alat untuk mencatat/merekam kegiatan wawancara

 

 

Lakukan bina suasana sebelum melakukan wawancara, ciptakan suasana yang informal dan relaks, diskusikan juga lama waktu yang disepakati bersama untuk melakukan wawancara. 

Auditor memulai dengan menanyakan hal-hal yang umum tidak langsung pada pokok permasalahan yang ingin digali.  Auditor perlu menunjukkan sikap yang ramah, tidak terkesan sebagai investigator, dan perlu memperhatikan kondisi emosi dari auditee. Upayakan agar kegiatan wawancara tidak kaku, cukup santai, tidak formal, dan alamiah.  Perhatikan juga kesibukan dari auditee sehingga awal membina hubungan tidak terlalu lama, dan dapat mulai untuk melakukan wawancara pada pokok permasalahan.

 

Dalam proses wawancara, auditor tidak boleh memandang rendah auditee, misalnya auditee adalah staf baru, auditor harus menunjukkan perhatian pada auditee, mengupayakan kontak mata, mampu mendengarkan dengan efektif, tidak menyela pembicaraan auditee, kecuali jika auditee berbicara di luar topik.  Pada proses wawancara, tujuan auditor mencari fakta, maka jangan beradu argumentasi, menyatakan tidak setuju, atau tidak mempercayai apa yang dikatakan oleh auditee.  Jika auditee tidak yakin dengan apa yang dikatakan, pertimbangkan untuk melakukan uji silang dengan karyawan lain, atau lakukan penelusuran pada dokumen atau rekaman. Auditor juga harus mampu mengarahkan wawancara pada arah yang benar.

 

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh auditor ketika melakukan wawancara:

a.     Tidak memandang rendah auditee

b.     Menunjukkan sikap ramah, kepedulian

c.     Mengupayakan kontak mata

d.     Berikan senyuman, dan kalau perlu anggukkan kepala sebagai tanda bahwa auditor memahami apa yang dikatakan oleh auditee

e.     Menghindari kata-kata yang akan menyakiti hati auditee

f.      Tidak terpancing untuk berargumentasi dengan auditee

g.     Jika auditee tampak tidak paham dengan pertanyaan yang diajukan, jelaskan ulang apa yang ditanyakan

h.     Bersikap sabar

i.      Auditor harus bisa membedakan antara fakta dan pendapat dari auditee

j.      Auditor perlu menghindari sikap atau komentar yang menunjukkan ketidak setujuan, atau ketidak percayaan terhadap apa yang dikatakan oleh auditee.

k.     Mengarahkan pembicaraan untuk tidak lepas dari tujuan wawancara, jangan sampai auditor tergiring oleh suasana atau jawaban auditee yang keluar dari konteks permasalahan, dengan cara mengarahkan kembali kepada pokok permasalahan tanpa menyinggung perasaan dari auditee.

l.      Pada saat pelaksanaan wawancara hindari sikap menginterogasi, berikan kesempatan pada auditee untuk berbicara, upayakan auditor tidak lebih banyak berbicara, tetapi lebih banyak mendengarkan.

 

Auditor harus mampu mendengarkan dengan efektif.  Kemampuan mendengarkan secara efektif terbatas.  Manusia mampu berkonsentrasi untuk mendengarkan sekitar 30 menit, maka perlu ada jeda waktu. Perlu diperhatikan hal-hal yang mungkin mengalihkan perhatian selama proses wawancara.  Kondisi ruangan yang nyaman, temperatur yang sejuk akan membantu proses wawancara.  Agar dapat mendengarkan dengan efektif, auditor perlu memelihara kontak mata dengan auditee, upayakan duduk dengan tegak, berupaya untuk berkonsentrasi mendengarkan apa yang disampaikan auditee, dan berupaya untuk tidak menyela pembicaraan.

Pada akhir wawancara, auditor perlu menyampaikan ucapan terimakasih atas waktu yang disediakan oleh auditee, menanyakan apakah masih ada hal-hal penting yang perlu dibahas, memastikan kegiatan tindak lanjut yang disepakati bersama, dan menyampaikan juga jika masih ada informasi yang diperlukan, akan meminta untuk dapat melakukan wawancara lagi.  Auditor harus mencatat seluruh yang diperoleh pada kegiatan wawancara.

Ketika informasi yang ingin diperoleh telah didapatkan, auditor perlu melakukan inisiatif untuk mengakhiri wawancara.  Jika auditee masih ingin meneruskan pembicaraan, auditor perlu bersabat sebelum mengakhiri wawancara, karena ada kemungkinan masih ada informasi tambahan yang diperlukan.

 

Pada saat mengakhiri proses wawancara, perlu diperhatikan:

a.     Ucapan terimakasih kepada auditee

b.     Menyampaikan pada auditee tentang kesediaan auditee untuk diwawancara lagi jika masih ada yang belum jelas dan perlu ditanyakan di kemudian hari.

c.     Buat simpulan tentang hasil wawancara yang disetujui bersama

 

2.       Mengamati proses pelaksanakan kegiatan.

Pada saat melakukan audit di suatu unit kerja, auditor melakukan pengamatan terhadap proses pelaksanaan kegiatan pelayanan dengan menggunakan instrumen yang telah disusun. Untuk mengamati proses kegiatan dapat diawali dengan menanyakan pada auditee bagaimana proses kegiatan pelayanan di unit kerja tersebut, dan dilanjutkan dengan pengamatan terhadap proses pelaksanaan kegiatan.  Jika suatu prosedur akan diamati, auditor dapat menyiapkan instrumen audit berupa daftar tilik untuk mengamati suatu proses kegiatan. Sebagai contoh, ketika auditor internal mengaduit proses triase, dapat diawali dengan menanyakan bagaimana prosedur triase dilaksanakan dan dilanjutkan dengan melakukan pengamatan pelaksanaan proses triase dalam pelayanan gawat darurat.

3.       Meminta penjelasan kepada auditee

Jika dalam wawancara ada hal-hal yang perlu penjelasan lebih lanjut, auditor dapat meminta kepada auditee untuk menjelaskan secara lebih rinci dari apa yang ingin diketahui lebih lanjut oleh auditor.  Upayakan untuk mendengarkan dengan sabar untuk memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan.

4.       Meminta peragaan oleh auditee.

Auditor dapat meminta auditee untuk memperagaan sesuatu kegiatan yang semestinya bisa dilakukan oleh auditee, misalnya untuk memperagakan cuci tangan dengan benar, memperagakan cara pengambilan sampah medis, memperagakan cara memberikan bantuan hidup dasar, memperagakan penggunaan alat pemadam api ringan.  Auditor juga dapat menggunakan suatu skenario kasus untuk meminta diperagakan oleh auditee, seandainya terjadi suatu kasus di tempat kerja.

5.       Memeriksa dan menelaah dokumen.

Ada dua jenis dokumen yang perlu diperiksa oleh auditor, yaitu dokumen regulasi berupa kebijakan, pedoman, panduan, dan SOP,  dan dokumen yang berupa rekam pelaksanaan kegiatan.  Berdasarkan dokumen regulasi dapat ditelusur pelaksanaan kegiatan dengan melihat langsung pelaksanaan kegiatan, atau dengan melihat dokumen yang merupakan rekam kegiatan.  Auditor meminta kepada auditee untuk dapat mengakses dokumen-dokumen tersebut.

6.       Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik.

Untuk mengukur tingkat kepatuhan dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan, auditor dapat menyiapkan daftar tilik mengacu pada SOP yang digunakan untuk kemudian menghitung tingkat kepatuhan terhadap SOP tersebut.

7.       Mencari bukti-bukti.

Bukti-bukti diperoleh oleh auditor baik dari hasil wawancara, pengamatan, peragaan, telusur kegiatan, maupun telusur dokumen/rekam kegiatan.  Bukti-bukti tersebut harus diyakini kebenarannya.

8.       Melakukan pemeriksaan silang.

Untuk melakukan verifikasi atas fakta-fakta yang dikumpulkan, auditor dapat melakukan pemeriksaan silang, dapat berupa wawancara dengan pihak atau unit terkait, melakukan telusur dokumen dengan pihak atau unit terkait. 

9.       Mencari informasi dari sumber luar.

Jika diperlukan untuk melakukan verifikasi maupun validasi, dapat dilakukan upaya untuk memperoleh informasi dari sumber luar, misalnya dari lintas sektor, dari kader, bahkan dari pasien atau sasaran program UKM.

10.    Menganalisis data dan informasi.

Semua data dan informasi yang dikumpulkan dianalisis dengan dibandingkan dengan standar/kriteria yang digunakan.

11.    Menarik Kesimpulan.

Proses audit diakhir dengan menarik kesimpulan, yaitu menyatakan kesesuaian atau ketidak sesuaian dengan standar/kriteria yang digunakan untuk audit.

 

Agar proses pengumpulan data dapat dilakukan dengan sistematis, maka auditor perlu menyusun perangkat audit, antara lain: daftar pertanyaan untuk wawancara, daftar tilik atau pedoman untuk pengamatan/observasi, pedoman untuk telusur dokumen atau rekaman.

 

a. Contoh instrument audit menggunakan kriteria audit: standar akreditasi

 

Nama unit yang diaudit            :  Unit pelayanan laboratorium Puskesmas ABCD

 

Auditor                                           : 1. Ridwan, 2. Andre, 3. Joni

 

Waktu pelaksanaan                   : 12 – 14 Mei 2015

 

Instrumen Audit:

 

No	Kriteria audit	Daftar Pertanyaan	Observasi	Telusur dokumen	Fakta lapangan	Temuan audit	Rekomendasi audit
1	Standar akreditasi Puskesmas 8.1.1. 8.1.2	Apakah jenis-jenis pelayanan yang tersedia di laboratorium sesuai dengan yang ditetapkan
		Apakah tenaga yang memberikan pelayanan sesuai dengan standar kompetensi
		Apakah pelaksanaan interpertasi dilakukan oleh petugas yang terlatih
		Apakah petugas tertib menggunakan APD
2	8.1.3. 8.1.4	Apakah penyerahan hasil lab sesuai dengan ketentuan yang berlaku
		Apakah pelaporan hasil lab yang kritis dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
3	8.1.5	Apakah penyimpanan reagensia memenuhi ketentuan yang ditetapkan
		Apakah semua reagensia diberi label

 

 

b. Contoh lain instrumen audit adalah check list untuk menghitung compliance rate suatu prosedur

 

No	Kegiatan (diisi sesuai kegiatan dalam SOP)	Ya	Tidak	Tidak berlaku
	Total
	Tingkat Kepatuhan (compliance rate)	Jumlah Ya dibagi dengan jumlah (Ya+Tidak) x 100 %

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

c. Contoh lain instrumen audit UKM KIA:

 

No	Kriteria audit	Daftar Pertanyaan	Observasi	Dokumen/rekam kegiatan	Fakta lapangan	Temuan audit	Rekomendasi audit
1	Capaian indikator UKM KIA	Bagaimana cakupan K1, K4, Pertolongan Nakes, Kunjungan Neonatal		Lihat rekam hasil evaluasi kinerja
		Indikator kinerja yang tidak tercapai yang mana
		Mengapa indikator tersebut tidak tercapai		Lihat kalau ada upaya perbaikan melalui proses PDCA
		Adakah upaya yang dilakukan untuk mengupayakan pencapaian indikator kinerja tersebut
2	Prosedur pelaksanaan ANC ibu hami	Berapa compliance rate ANC ibu hamil (gunakan check list)	Amati 12 pasien yang diperiksa ANC
		Tahapan prosedur yang mana yang sering tidak dikerjakan ?
		Mengapa tahapan tersebut tidak dikerjakan?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

d. Contoh lain instrumen audit gawat darurat:

 

No	Kriteria audit	Daftar Pertanyaan	Fakta lapangan	Temuan audit	Rekomendasi audit
1	Pelaksanaan triase gawat darurat	Adakah ada prosedur triase ?
		Bagaimana pelaksanaan triase gawat darurat (lakukan pengamatan terhadap penanganan pasien gawat darurat)
		Jika tidak dilakukan sesuai prosedur, mengapa ?
		Adakah upaya yang dilakukan untuk mengupayakan pelaksanaan triase sesuai dengan prosedur ?
2	Response time gawat darurat	Bagaimana capaian response time gawat darurat
		Jika tidak tercapai mengapa ?
		Adakah upaya yang sudah dilakukan untuk mengupayakan response time </= 5 menit ?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

e. Contoh lain instrumen  untuk audit sasaran keselamatan pasien

 

No	Kriteria audit	Daftar Pertanyaan	Fakta lapangan	Temuan audit	Rekomendasi audit
1	Capaian SASARAN KESELAMATAN PASIEN: Kepatuhan cuci tangan	Bagaimana capaian kepatuhan cuci tangan di ruang rawat
		Mengapa indikator tersebut tidak tercapai
		Adakah upaya yang dilakukan untuk mengupayakan pencapaian indikator tersebut
2	Capaian sasaran keselamatan pasien: identifikasi pasien	Bagaimana capaian kepatuhan identifikasi pasien pada pelayanan obat rawat jalan
		Jika tidak tercapai, mengapa
		Upaya apa yang sudah dilakukan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lampiran  6: Form Monitoring Tindak Lanjut Audit Internal

 

CONTOH FORM MONITORING TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

 

Status tindak lanjut pertanggal:……………………………….

 

No	Uraian Ketidak Sesuaian/Masalah	Analisis ketidak sesuaian/masaah	Rencana tindak lanjut	Target waktu penyelesaian	Penanggung jawab	Waktu Pelaksanaan tindak lanjut	Status penyelesaian

 

 

 

 

Auditor                                                                                                                                 Auditee

 

 

………………………………….                                                                              ……………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VII.        BAHAN BACAAN:

Buku Pedoman Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen