MODUL INTI 1 KONSEP AUDIT DAN AUDIT INTERNAL

 

PELATIHAN AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

MODUL

MATERI INTI 1

 

KONSEP AUDIT DAN AUDIT INTERNAL

 

 

I.               DESKRIPSI SINGKAT:

 

Modul ini menjelaskan tentang konsep audit secara umum, yang meliputi pengertian audit, esensi audit, dan aktivitas audit, dan dilanjutkan dengan konsep audit internal, yang menjelaskan tentang pengertian audit interal, auditor internal, peran auditor internal, kompetensi auditor internal, dan tahapan audit internal.

 

 

II.            TUJUAN PEMBELAJARAN:

 

A . Tujuan Pembelajaran Umum;

Setelah mengikuti materi ini peserta mampu menjelaskan apa yang dimaksud dengan audit dan audit internal

 

B. Tujuan Pembelajaran Khusus:

Setelah mengikuti materi ini peserta mampu menjelaskan;

1.     Pengertian audit, esensi audit, dan aktivitas audit

2.     Pengertian audit internal, auditor, dan tahapan audit internal

           

III.          POKOK BAHASAN:

 

A.    Konsep audit

B.    Konsep audit internal

 

IV.          BAHAN AJAR:

 

Buku Pedoman Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen Bab II. A. Konsep Audit Internal: esensi audit, aktivitas audit, auditor internal, tahapan audit internal.

 

V.             LANGKAH PEMBELAJARAN:

 

Langkah 1.  Pengkondisian peserta.

a.     Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan.

b.     Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang.

 

Langkah 2.   Penyampaian materi.

Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi meliputi konsep audit dan audit internal sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah dan tanya jawab.

 

Langkah 3.   Rangkuman dan Kesimpulan.

a.     Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran.

b.     Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan.

c.     Fasilitator membuat kesimpulan.

 

VI.          URAIAN MATERI:

 

            AUDIT:

A.    PENGERTIAN AUDIT;

Audit adalah mengumpulkan informasi factual dan signifikan yang dapat dipertanggung jawabkan, melalui interaksi: pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian, yang berujung pada penarikan kesimpulan, yang dilakukan secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat.

 

Dikenal ada dua jenis audit, yaitu audit internal dan audit eksternal.  Audit inerla dilakuakn di dalam suatu organisasi oleh audit internal yang juga karyawan organisasi sendiri untuk kepentingan internal organisasi sendiri.  Audit internal sering juga disebut sebagai audit pihak pertama.  Audit eksternal adalah audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi.  Dikenal adanya audit pihak kedua, yaitu audit yang dilakukan oleh pelanggan, dan audit pihak ketiga, yaitu audit yang dilakukan oleh lembaga independen.

 

B.    Esensi Audit:

Diekenal ada 10 esensi audit sebagai berikut:

1.     Audit adalah proses interaktif antara auditor dan auditee 9pihak yang diaudit)

2.     Audit adalah kegiatan sistematis, artinya direncanakan, dokoordinasikan, dilaksanakan, dan dikendalikan secara efisien

3.     Audit dilakukan dengan azas manfaat: hasil audit harus bermanfaat untuk perbaikan dalam organisasi

4.     Audit dilakukan secara objektif, berdasar bukti yang dapat diverifikasi

5.     Aduit dilaksanakan berpijak pada fakta dan kebenaran

6.     Audit merupakan proses penilaian dan analsis: dilakukan penilaian antara fakta dan kriteria audit yang digunakan, dan dianalisis mengapa terjadi ketidak sesuaian terhadap kriteria audit untuk ditindak lanjuti

7.     Audit bermuara pada pengambilan keputusan kesesuaian atau ketidak sesuaian yang harus ditindaklanjuti dengan  perbaikan

8.     Audit dilakukan berdasar standar/kriteria tertentu

9.     Audit merupakan kegiatan yang berulang

10.  Audit menghasilkan laporan.

 

C.    Aktivitas Audit:

Aktivitas Audit terdiri dari tiga kegiatan, yaitu:

1.     Memastikan apakah standar/kriteria diterapkan dalam organisasi melalui kegiatan konfirmasi dan verifikasi.

2.     Menilai: melakukan penilaian atau pengukuran untuk menilai apakah ada kesesuaian antara fakta dibandingkan dengan standar/kriteria yang digunakan dalam pelaksanaan audit

3.     Merekomendasi.  Auditor harus memberikan saran atau masukan untuk perbaikan berdasarkan temuan-temuan audit.

 

 

AUDIT INTERNAL

 

A.    PENGERTIAN AUDIT INTERNAL, AUDITOR INTERNAL DAN TAHAPAN AUDIT INTERNAL

 

Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan.

Interaksi dalam pelaksanaan audit dilakukan secara sistematis, melalui kegiatan pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian, yang berujung pada penarikan kesimpulan. Audit merupakan proses yang mandiri, terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif dalam menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.

Pada dasarnya audit dilakukan dengan tujuan  untuk membantu manajemen menyelesaikan permasalahan organisasi dalam rangka meningkatkan mutu atau kinerja organisasi dalam upaya mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.  Audit internal merupakan salah satu mekanisme pengawasan dan pengendalian dalam manajemen puskesmas.

Audit dilakukan dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, yang hasilnya adalah rekomendasi auditor. dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Hasil audit tersebut dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan perubahan, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi.

 

Dikenal ada dua jenis audit, yaitu: audit eksternal dan audit internal.  Audit eksternal adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi menggunakan standar tertentu. Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit ekternal yang dilakukan berdasarkan standar akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer.

 

Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk kepentingan internal organisasi tersebut.  

 

Audit dilakukan berdasarkan kriteria audit. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit yang dapat berupa standar, prosedur, indikator dan target kinerja yang digunakan dalam penilaian audit.

Fakta yang ada di lapangan merupakan bukti audit, yaitu rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

Dengan membandingkan bukti audit dengan kriteria audit, diperoleh temuan audit, yaitu hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit.  Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidak sesuaian terhadap kriteria audit, atau peluang perbaikan.

 

ESSENSI AUDIT INTERNAL.

 

Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit internal perlu dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut:

1.     Proses interaktif: audit merupakan proses interaksi antara auditor dan auditee, terjadi komunikasi timbal balik antara auditor dan auditee

2.     Kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien.  Kegiatan audit harus direncanakan dengan baik dan dikoordinasikan dengan pihak yang akan diaudit.  Audit internal bukanlah inspeksi yang bersifat mendadak, tetapi terencana dan harus diketahui awal oleh pihak yang diaudit. Pelaksanaan audit dipandu dengan rencana audit yang lengkap dengan tujuan, metoda, dan perangkat audit yang telah disiapkan dengan baik oleh auditor.  Auditor harus mengendalikan keseluruhan kegiatan audit agar sesuai dengan rencana audit dan didokumentasikan dengan baik.

3.     Dilakukan dengan azas manfaat.  Audit internal dilaksanakan harus bermanfaat untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan dalam penyediaan pelayanan di FKTP.

4.     Dilakukan secara objektif.  Dalam melaksanakan audit, auditor melihat fakta berdasarkan bukti-bukti nyata, tidak boleh berdasarkan asumsi ataupun intuisi.

5.     Berpijak pada fakta dan kebenaran.  Fakta dan kebenaran diperoleh dari bukti-bukti yang nyata yang ada di tempat kerja.

6.     Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian.  Bukti-bukti audit dicocokan dengan kriteria audit yang digunakan untuk menilai kesesuaian terhadap kriteria yang digunakan

7.     Bermuara pada pengambilan keputusan.  Berdasarkan bukti-bukti yang ada, audit mengambil keputusan apakah fakta yang ada sesuai atau tidak sesuai dengan kriteria yang digunakan untuk melakukan audit.

8.     Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu.  Sebelum melakukan audit harus ditetapkan standar/kriteria yang akan digunakan. Fakta atau bukti-bukti yang diperoleh di tempat kerja dibenturkan dengan standar/kriteria tersebut.

9.     Merupakan kegiatan berulang.  Audit internal buka merupakan kegiatan sekali dilakukan, tetapi secara periodik dilakukan untuk menilai kemajuan dari suatu unit kerja.

10.  Menghasilkan laporan.  Seluruh kegiatan audit harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala FKTP.

 

 

TUJUAN AUDIT INTERNAL.

 

Audit dilaksanakan dengan tujuan untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisis, hasil penilaian, dan rekomendasi auditor sebagai dasar untuk pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan atau perubahan baik pada sistem pelayanan maupun sistem manajemen mutu. Audit internal bertujuan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.

 

Dasar dalam menetapkan tujuan audit internal adalah:

1.   Prioritas permasalahan yang dihadapi oleh organisasi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Auditor dalam menyusun rencana audit, dapat menetapkan tujuan audit berdasarkan masalah prioritas dalam organisasi, misalnya capaian K4 yang rendah dalam pelayanan KIA, maka tujuan audit ditetapkan berdasarkan adanya masalah dalam pelayanan KIA, yaitu melakukan audit pencapaian kinerja pelayanan KIA.

2.   Rencana pengembangan pelayanan.

Puskesmas akan mengembangkan pelayanan gizi rawat inap, maka dasar penetapan tujuan audit adalah mencari peluang pengembangan dalam pelayanan gizi rawat inap di Puskesmas.

3.   Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan.

Suatu sistem manajemen mutu mensyaratkan dilaksanakannya audit internal, maka tujuan audit internal dilakukan untuk menilai sejauhmana persyaratan sistem manajemen mutu diterapkan dalam organisasi.

4.   Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak.

Pihak ketiga yang bekerja sama dengan suatu organisasi pelayanan kadang-kadang meminta dilaksanakannya audit sebagai persyaratan yang dicantumkan dalam dokumen kontrak, maka tujuan audit adalah untuk memenuhi persyaratan yang ada pada kontrak atau perjanjian kerja sama.

5.   Evaluasi terhadap rekanan.

Audit dapat juga dilakukan dengan tujuan untuk melakukan evaluasi kinerja pihak ketiga atau rekanan.

6.   Adanya potensi risiko dalam kegiatan organisasi.

Risiko dalam pelayanan kesehatan dapat menjadi tujuan dilaksanakan audit internal.

 

Beberapa contoh penetapan tujuan audit internal:

 

Dasar penetapan tujuan audit	Contoh tujuan audit internal
Permasalahan prioritas yang dihadapi organisasi	Menganalisis banyak terjadinya komplain pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan pelayanan	Mengidentifikasi peluang inovasi pelayanan laboratorium
Persyaratan suatu sistem manajemen yang diacu	Mengetahuai kesesuaian proses pelayanan lobaratorium dengan standar pelayanan laboratorium
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak	Mengetahui keseusian sumber daya farmasi dengan Peraturan Menteri Kesehatan No 75 tahun 2014 tentang Puskesmas
Evaluasi terhadap rekanan	Mengevaluasi kinerja laboratorium mitra yang bekerja sama dengan puskesmas
Potensi risiko kegiatan pelayanan	Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi

 

 

AKTIFITAS AUDIT INTERNAL.

 

Proses pelaksanaan audit internal terdiri dari kegiatan untuk: memastikan, menilai, dan merekomendasi.

Memastikan dilakukan dengan cara konfirmasi dan verifikasi, sedangkan kegiatan menilai dilakukan dengan kegiatan evaluasi dan pengukuran untuk menyimpulkan temuan audit.  Selanjutnya auditor harus merekomendasi, yaitu memberikan saran/masukan berdasarkan temuan audit.

Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:

1.     Telaah dokumen.  Telaah dokumen dilakukan baik untuk menelaah regulasi (kebijakan, SOP, pedoman/panduan) yang disusun oleh organisasi/unit kerja, dan dokumen-dokumen yang berupa rekam kegiatan.

2.     Observasi.  Auditor dapat melakukan observasi langsung kegiatan yang dilakukan di tempat kerja.

3.     Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit).  Auditor dapat melakukan wawancara, meminta penjelasan atau klarifikasi pada auditee tentang kegiatan yang dilakukan.

4.     Meminta peragaan dilakukan oleh auditee.  Jika diperlukan auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan kegiatan yang seharusnya dapat dilakukan oleh auditee.

5.     Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria.  Auditor harus membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria audit yang sudah ditetapkan.

6.     Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi.  Auditor dapat meminta bukti-bukti kegiatan transaksi yang dilakukan oleh auditee.

7.     Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas.  Jika dalam lingkup audit termasuk pemeriksaan fasilitas, maka auditor dapat melakukan pemeriksaan fisik terhadap fasilitas maupun peralatan yang ada.

8.     Pemeriksaan silang (cross-check).  Untuk meyakinkan kebenaran dari bukti yang ada, auditor dapat melakukan verifikasi dengan pemeriksaan silang.

9.     Mengakses catatan yang disimpan auditee.  Auditor harus diberi kewenangan untuk akses terhadap catatan-catatan yang disimpan auditor terkait dengan kegiatan pelayanan yang dialukan

10.  Mewawancarai auditee.  Proses interaksi auditor dan auditee dilakukan melalui wawancara.

11.  Menyampaikan angket survey.  Jika diperlukan auditor dapat menyampaikan angket survey kepada pelanggan.

12.  Menganalisis data.  Semua bukti-bukti yang diperoleh dianalisis oleh auditor dengan mencocokkan dengan standar/kriteri untuk menarik kesimpulan.

 

AUDITOR INTERNAL

Auditor internal adalah karyawan puskesmas yang dipilih oleh Kepala Puskesmas untuk melakukan audit internal.  Karyawan tersebut harus mempunyai kompetensi untuk melakukan audit internal. Auditor internal berperan sebagai katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya memastikan kebijakan mutu yang ditetapkan dilaksanakan dalam pelayanan, memberdayakan sistem manajemen mutu, memperbaiki sistem pelayanan, dan meningkatkan kinerja pelayanan.

Auditor internal mempunyai fungsi melakukan audit internal, dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor internal mempunyai tugas:

1.       Memahami standar/kriteria dan instrumen yang akan digunakan untuk melakukan audit internal.

2.       Melakukan audit interal, mulai dari menyusun rencana audit, menyusun instrumen aduti, menginformasikan rencana audit kepada unit kerja yang akan diaudit, melakukan audit sesuai dengan jadual, mengukur tingkat kesesuaian fakta terhadap standar/kriteria audit secara objektif, menyepakati tindak lanjut dengan pihak yang diaudit, dan menyampaikan hasil audit internal kepada Kepala Puskesmas.

Kompetensi yang perlu dimiliki oleh seorang auditor adalah:

1.       Memahami prosedur, metoda, dan perangkat audit.  Auditor internal harus memahami prosedur (SOP) audit internal, memahami metoda-metoda yang digunakan dalam pelaksanaan audit, dan mampu menyusun dan memahami perangkat audit yang akan digunakan.

2.       Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit.  Auditor harus mampu untuk melakukan audit sesuai dengan prosedur, rencana, metoda, dan perangkat audit yang akan digunakan.

3.       Melaksanakan audit tepat waktu.  Auditor harus dapat mengelola waktu untuk melaksanakan audit tepat waktu sesuai dengan jadual audit baik pada saat memulai maupun mengakhiri.

4.       Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan

5.       Mengumpulkan informasi melalui: wawancara, mendengarkan, menelusur dokumen

6.       Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan.  Auditor harus mampu melakukan verifikasi dengan mencocokkan fakta dengan standar/kriteria yang digunakan, jika diperlukan dapat melakukan uji silang.

7.       Menyimpulkan tingkat kesesuaian bukti-bukti objektif dengan kriteria yang digunakan

8.       Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian.  Auditor harus dapat memperkirakan potensi kerugian akibat ketidak sesuaian maupun adanya risiko dalam pelayanan.

9.       Memahami tehnik sampling dan menentukan jumlah sampel.  Dalam pelaksanaan audit dapat dilakukan uji petik (sampling).  Auditor harus paham tentang tehnik penentuan dan pemilihan sampling.

10.    Mencatat aktivitas audit dalam dokumen kerja.  Auditor harus mencatat semua kegiatan, bukti-bukti atau fakta yang ditemukan dalam keseluruhan proses audit

11.    Menyiapkan laporan.  Auditor harus mampu menyusun laporan sesuai dengan format yang digunakan.

12.    Komunikasi.  Auditor harus mampu berkomunikasi, terutama komunikasi verbal untuk melakukan wawancara dan mendengarkan apa yang disampaikan oleh auditee.

13.    Menjaga kerahasiaan informasi.  Seluruh hasil audit bersifat rahasia, auditor harus mampu menjaga kerahasiaan atas seluruh hasil audit.

Dalam melaksanakan tugas audit, auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum terhadap publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkan sebagai temuan.

 

 

VII.        BAHAN BACAAN:

 

Buku Pedoman Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen