911h FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA) UNIT PELAYANAN LOKET PENDAFTARAN UPTD PUSKESMAS SEPAUK

 

FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)

UNIT PELAYANAN LOKET PENDAFTARAN

UPTD PUSKESMAS SEPAUK

 

Unit Kerja	Loket Pendaftaran
Proses yang dianalisis	SOP Alur Pendaftaran Pasien
TIM FMEA	Nama	Peran
Ketua	dr. March F.J.L Tobing	Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan FMEA
Anggota	dr. Rahendra Wijaya	Melakukan FMEA
	drg. Rizkia Kurnianingrum	Melakukan FMEA
	Karolina	Melakukan FMEA
	Emi J, Amd. Kep	Melakukan FMEA
Notulen	Erningtyas V.G, Amd. Kep	Mencatat proses FMEA

 

 

I.               Alur Proses yang akan dianalisis:

A.    Kunjungan baru 1.     Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam 2.     Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS. 3.     Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien. 4.     Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut. 5.     Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis. 6.     Petugas mengecap tanggal di form Rekam Medis. 7.     Petugas mengecap poli tujuan pasien. 8.     Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien. 9.     Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa jika tidak membawa kartu berobat akan dilayani 1 jam kemudian. 10.  Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu. B.    Kunjungan lama 1.     Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam. 2.     Petugas menanyakan kartu berobat pasien. 3.     Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran. 4.     Petugas mengambil Rekam Medis pasien sesuai dengan nomor kartu berobat. 5.     Petugas mengisi buku ekspedisi Rekam Medis. 6.     Petugas mengecap tanggal di form Rekam Medis. 7.     Petugas menanyakan poli tujuan pasien. 8.     Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien. 9.     Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.

 

 

 

 

 

 

II.            Identifikasi Failure Mode:

No.	Tahapan Proses	Failure modes
1	Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam	-
2	Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lama di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien
3	Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien	Kesalahan pencatatan identitas pasien
4	Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.	Kesalahan pemberian no. RM
5	Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.	Kesalahan pencatatan identitas pasien
6	Petugas membubuhkan stempel tanggal di form Rekam Medis.	Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat
7	Petugas membubuhkan stempel  poli tujuan pasien.	Kesalahan poli tujuan
8	Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran
9	Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa jika tidak membawa kartu berobat akan dilayani 1 jam kemudian.	-
10	Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.	Pasien tidak membayar uang pendaftaran

 

 

 

 

III.          Tujuan Melakukan analisis FMEA:

1.     Untuk membuat SOP 2.     Untuk memperbaiki prosedur 3.     Untuk merubah desain

 

 

IV.          Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:

No.	Tahapan Proses	Failure Mode	Akibat
1	Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam	-	-
2	Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lma di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien	Kepuasan pelanggan berkurang Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi
3	Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi
4	Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.	Kesalahan pemberian no. RM	-       No. RM double -       No. RM tidak berurutan -       Salah identifikasi
5	Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi
6	Petugas membubuhkan stempel tanggal di form Rekam Medis.	Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat	Salah saat mencatat laporan
7	Petugas membubuhkan stempel  poli tujuan pasien.	Kesalahan poli tujuan	RM tidak tepat sasaran
8	Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran	Kesulitan saat akan berobat lagi
9	Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa jika tidak membawa kartu berobat akan dilayani 1 jam kemudian.	-	-
10	Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.	Pasien tidak membayar uang pendaftaran	Pendapatan puskesmas berkurang

 

V.             Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan upaya-upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi failure mode:

No.	Tahapan proses	Failure Mode	Akibat	Penyebab	Upaya yang telah dilakukan
1	Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam	-	-	-	-
2	Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lam di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien	Kepuasan pelanggan berkurang   Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi	Pasien tidak membawa identitas	Pasien menuliskan identitasnya pada secarik kertas
3	Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi	Petugas kurang teliti	Konfirmasi ulang kepada pasien
4	Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.	Kesalahan pemberian no. RM	Salah identifikasi	-  No. RM double -  No. RM tidak berurutan	Mengecek no.urut RM
5	Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi	Petugas kurang teliti Kartu identitas pasien tertukar	Konfirmasi ulang kepada pasien
6	Petugas membubuhkan stempel tanggal di form Rekam Medis.	Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat	Salah saat mencatat laporan	Petugas kurang teliti	Petugas bekerja dengan teliti
7	Petugas membubuhkan stempel  poli tujuan pasien.	Kesalahan poli tujuan	RM tidak tepat sasaran Waktu tunggu pelayanan jadi lebih lama	-Petugas kurang teliti -Pasien tidak menyebutkan poli tujuan	Konfirmasi ulang kepada pasien
8	Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran	Kesulitan saat akan berobat lagi	Pasien banyak yang mengantri di depan loket	Mengingatkan kepada pasien, meminta pasien duduk dulu
9	Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa jika tidak membawa kartu berobat akan dilayani 1 jam kemudian.	-	-	-	-
10	Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.	Pasien tidak membayar uang pendaftaran	Pendapatan puskesmas berkurang	Pasien tidak mengetahui alur pelayanan	Mengingatkan pasien

 

VI.          Lakukan perhitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut:

Tahapan Proses	Failure mode	Akibat	S (Severity)	Kemungkinan sebab	O (Occurrence)	Upaya kendali yang sudah dilakukan	D (Detectability)	RPN
Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam	-	-	0	-	0	-	0	0
Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lama di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien	Kepuasan pelanggan berkurang     Salah identifikasi	1	Pasien tidak membawa identitas	9	Pasien menuliskan identitasnya pada secarik kertas	2	18
Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi	3	Petugas kurang teliti	4	Konfirmasi ulang kepada pasien	2	24
Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.	Kesalahan pemberian no. RM	Salah identifikasi	3	-  No. RM double -  No. RM tidak berurutan	4	Mengecek no.urut RM	2	24
Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi	1	Petugas kurang teliti Kartu identitas pasien tertukar	3	Konfirmasi ulang kepada pasien	3	9
Petugas membubuhkan stempel tanggal di form Rekam Medis.	Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat	Salah saat mencatat laporan	1	Petugas kurang teliti	1	Petugas bekerja dengan teliti	1	1
Petugas membubuhkan stempel  poli tujuan pasien.	Kesalahan poli tujuan	RM tidak tepat sasaran Waktu tunggu pelayanan jadi lebih lama	2	-Petugas kurang teliti -Pasien tidak menyebutkan poli tujuan	7	Konfirmasi ulang kepada pasien	1	14
Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran	Kesulitan saat akan berobat lagi	5	Pasien banyak yang mengantri di depan loket	3	Mengingatkan kepada pasien, meminta pasien duduk dulu	4	60
Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa jika tidak membawa kartu berobat akan dilayani 1 jam kemudian.	-	-	0	-	0	-	0	0
Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.	Pasien tidak membayar uang pendaftaran	Pendapatan puskesmas berkurang	2	Pasien tidak mengetahui alur pelayanan	3	Mengingatkan pasien /	6	36

 

 

 

VII.        Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan, dan tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto)

No.	Failure Modes (urutkan dari RPN tertinggi ke terendah)	RPN	Kumulatif	Persentase kumulatif	Keterangan
1	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran	60	60	31,9 %
2	Pasien tidak membayar uang pendaftaran	36	96	51 %
3	Kesalahan pencatatan identitas pasien	24	120	63,8 %
4	Kesalahan pemberian no. RM	24	144	76,6 %
5	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Kesalahan pencatatan identitas pasien Pasien lansi menungg lama d loket Antrian menjadi kacau	18	162	86 %	Titik potong pada persentase kumulatif 80 %
6	Kesalahan poli tujuan	14	178	94 %
7	Kesalahan pencatatan identitas pasien	9	187	99, %
8	Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat	1	188	100 %

 

 

VIII.      Rencana kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure mode

Tahapan Proses	Failure modes	Akibat	S	Kemungkinan sebab	O	Upaya kendali yang sudah dilakukan	D	RPN	Kegiatan yang direkomendasikan	Penaggung jawab	Waktu
Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran	Kesulitan saat akan berobat lagi	5	Pasien banyak yang mengantri di depan loket	3	Mengingatkan kepada pasien, meminta pasien duduk dulu	4	60	Meminta pasien bersabar menunggu Membuat nomor antrian	Karolina	Sept 2017
Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.	Pasien tidak membayar uang pendaftaran	Pendapatan puskesmas berkurang	2	Pasien tidak mengetahui alur pelayanan	3	Memasang Alur pelayanan	6	36	Membuat meja informasi	Erningtyas. VG., Amd.Kep	Sept 2017
Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi	3	Petugas kurang teliti	4	Konfirmasi ulang kepada pasien	2	24		Karolina	Sept 2017
Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut	Kesalahan pemberian no. RM	Salah identifikasi	3	-  No. RM double No. RM tidak berurutan	4	Mengecek no. Urut RM apakah sudah sesuai atau belum	2	24	Entry data harus selalu dengan komputer	Emi J., Amd.Kep	Sept 2017
Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lama di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien Antrian menjadi kacau	Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi	1	Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi	9	Pasien tidak membawa identitas	2	18	Memberikan blanko identitas untuk diisi oleh pasien	Karolina	Sept 2017

 

 

IX.          Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi

Laksanakan kegiatan dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN

Tahapan Proses	Failure modes	Akibat	S	Kemungkinan sebab	O	Upaya kendali yang sudah dilakukan	D	RPN	Kegiatan yang direkomendasikan	Penaggung jawab	Kegiatan yang dilakukan	S	O	D	RPN
Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.	Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran	Kesulitan saat akan berobat lagi	5	Pasien banyak yang mengantri di depan loket	3	Mengingatkan kepada pasien, meminta pasien duduk dulu	4	60	Meminta pasien bersabar menunggu Membuat nomor antrian	Karolina	Membuat nomor antrian	3	2	2	12
Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.	Pasien tidak membayar uang pendaftaran	Pendapatan puskesmas berkurang	2	Pasien tidak mengetahui alur pelayanan	3	Memasang Alur pelayanan	6	36	Membuat meja informasi	Erningtyas. VG., Amd.Kep	Memasang alur pelayanan	1	2	4	8
Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien	Kesalahan pencatatan identitas pasien	Salah identifikasi	3	Petugas kurang teliti	4	Konfirmasi ulang kepada pasien	2	24	Penulisan identitas tidak di singkat	Karolina	Konfirmasi ulang dan penulisan identitas tidak disingkat	2	3	1	6
Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut	Kesalahan pemberian no. RM	Salah identifikasi	3	-  No. RM double No. RM tidak berurutan	4	Mengecek no. Urut RM apakah sudah sesuai atau belum	2	24	Entry data harus selalu dengan komputer	Emi J., Amd.Kep	Mengecek no. Urut RM apakah sudah sesuai atau belum	2	3	1	6
Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.	Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lama di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien Antrian menjadi kacau	Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi	1	Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi	9	Pasien tidak membawa identitas	2	18	Memberikan blanko identitas untuk diisi oleh pasien	Karolina	Memberikan blanko identitas untuk diisi oleh pasien	1	5	1	5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

X.             SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA

A.    Kunjungan baru 1.      Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam 2.      Petugas mempersilakan pasien mengambil no.antrian, pasien umum mengambil no.antrian warna putih, pasien prioritas (lansia) mengambil antrian warna biru. 3.      Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian, dimulai dari no. Antrian warna biru terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan nomor antriam warna putih setelah antrian biru habis. 4.      Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS. 5.      Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke  computer, dan membuat kartu indeks pasien. 6.      Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut. 7.      Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis. 8.      Petugas mengecap tanggal di form Rekam Medis. 9.      Petugas mengecap poli tujuan pasien. 10.   Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien. 11.   Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa jika tidak membawa kartu berobat akan dilayani 1 jam kemudian. 12.   Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.   B.    Kunjungan lama 1.     Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam 2.     Petugas mempersilakan pasien mengambil no.antrian, pasien umum mengambil no.antrian warna putih, pasien prioritas (lansia) mengambil antrian warna biru. 3.     Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian, dimulai dari no. Antrian warna biru terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan nomor antriam warna putih setelah antrian biru habisPetugas menanyakan kartu berobat pasien. 4.     Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran. 5.     Petugas mengambil Rekam Medis pasien sesuai dengan nomor kartu berobat. 6.     Petugas mengisi buku ekspedisi Rekam Medis. 7.     Petugas mengecap tanggal di form Rekam Medis. 8.     Petugas menanyakan poli tujuan pasien. 9.     Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien. 10.  Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu