551D SOP Penyimpanan dan Pengendalian Arsip

 

 

	Penyimpanan dan Pengendalian Arsip
	SOP	No. Dokumen	:
		No. Revisi	:
		Tanggal  Terbit	:
		Halaman	:
PUSKESMAS KALIBARU KULON				Hj.Yatianiningsih,S.Kep.NS.M.Kes NIP.19720608 199503 2 005

 

1.     PENGERTIAN	a.  Pengumpulan, penyimpanan, data dalah kegiatan pengumpulan, penyimpanan dan pencarian data yang dilakukan dipuskesmas baik secara aktif maupun secara pasif. b.  Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data yang diperoleh secara aktif maupun pasif dari puskesmas maupun masyarakat c.  Penyimpanan data  merupakan kegiatan penyimpanan data dan informasi yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik d.  Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data agar lebih mudah ditemukan
2.     TUJUAN	Sebagai acuan petugas dalam melakukan pengumpulan, penyimpanan arsip
3.    KEBIJAKAN	Sebagai pedoman dalam pengumpulan, penyimpanan arsip Pelaksanaan dalam pengumpulan, penyimpanan, dan data harus mengacu pada langkah-langkah dalam SOP.
4.   REFERENSI	Kesepakatan Bersama
5.   PROSEDUR	1.      Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program  dan pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan arsip 2.      Penanggung jawab program menerima panggilan kepala Puskesmas, 3.      Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program, 4.      Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan, penyimpanan, dan retriying (pencarian kembali) data 5.      Kepala Puskesmas membetuk tim untuk pengumpulan, penyimpanan, dan retriying (pencarian kembali) data, 6.      Notulen mencatat hasil pertemuan, 7.      Kepala Puskesmas menutup pertemuan 8.      Tim yang di tunjuk mencari data secara aktif 9.      Tim yang ditunjuk menerima secara pasif data-data yang dibutuhkan 10.  Tim memilah/menyaring data yang terkumpul 11.  Tim merekap data sesuai dengan jenisnya, 12.  Petugas menyimpan data dalam map sesuai dengan jenisnya 13.  Petugas memberikan kode/nomor/catatan pada map sesuai dengan jenis datanya, 14.  Petugas meletakkan map penyimpan data pada tempat yang telah tersedia 15.  Petugas memastikan bahwa data yang disimpan aman dan mudah untuk dicari kembali apabila dibutuhkan 16.  Petugas  pengelola data mengambil data yang diperlukan 17.  Petugas meletakkan kembali data di tempat semula apabila sudah tidak digunakan lagi
6.  DOKUMEN TERKAIT	Data hasil kegiatan, format laporan, MR, Loket
7.  DISTRIBUSI	Puskesmas Kanpung Sawah

 

 

9.   REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

No	Yang  Dirubah	Isi Perubahan	Tanggal mulai diberlakukan