|
|
PEMERINTAH KABUPATEN REMBANG DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS SALE Jl. Lasem - Sale Km. 27,7 Telp. ( 0356 ) 551807
KP. 59265 e-mail : puskesmas_sale@yahoo.com SALE - REMBANG |
|
PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI PUSKESMAS
I.
PENGERTIAN
Data
adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara
relatif belum bermakna bagi Puskesmas.
Informasi adalah data yang telah
diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang
berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan.
Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah
proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi
informasi.
II.
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,
pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi.
III. TATA LAKSANA
a. Pengumpulan
dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan
pengumpulan data dari sumber data (Petugas pelaksana kegiatan, Petugas
Pelaksana Program, Peanggung jawab Upaya ataupun petugas lain yang telah
ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan Puskesmas).
Penyimpanan data merupakan kegiatan
penyimpanan data yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam
pengumpulan dan penyimpanan data:
1. Petugas
mengidentifikasi kebutuhan data
2. Petugas menentukan
sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan
kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan
berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Petugas menerima data
dari sumber data.
6. Petugas melakukan
pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan
data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
8. Petugas mencatat data
yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap.
9. Petugas memberikan
nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
10. Petugas menyimpan data
ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.
b. Pencarian
kembali data
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian
data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
1. Petugas mengidentifikasi
kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis
dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data
di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam
buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda
tangan peminjam.
c. Analisa
data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.
Metode
analisis data yang dipakai:
-
Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
-
Analisis Komparatif/perbandingan
- Analisis hubungan dalam
dan antar program
Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :
1. Petugas menentukan
metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil
data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan
validasi data.
4. Petugas mengubah
bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel.
5. Petugas melakukan
pengelompokan data
6. Petugas membuat
grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
7. Petugas melakukan
validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan
data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat
informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan
arsip informasi.
11. Petugas melaporkan
informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Pelaporan
dan distribusi informasi
Pelaporan
dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi yang telah dibuat kepada
atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas
sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi
yang dibuat.
1. Petugas menentukan
tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam
buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan
informasi kepada Ka. Sub bag TU
4. Ka. Sub bag. TU
membuat surat pengantar.
5. Ka. Sub bag. Tu
meminta pengesahan surat pengantar kepada Kepala Puskesmas.
6. Ka. Sub bag TU
menyerahkan informasi kepada bagian umum.
7. Sub bagian umum
mencatat dalam buku surat keluar
8. Sub bagian umum
memberi penomoran surat.
9. Sub bagian umum
mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.
IV. DOKUMENTASI
a.
SOP-SOP
pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian kembali data, analisis data,
pelaporan dan distribusi informasi
b.
Soft
copy data
c.
Laporan-laporan
d.
Brosur-brosur
Sale, 17
April 2019
Plt. Kepala UPT Puskesmas Sale
dr. Muhammad Anton AP.
NIP. 19811104 200903 1 004
No comments:
Post a Comment