MODUL INTI 2 RENCANA AUDIT INTERNAL

 

PELATIHAN AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

MODUL

MATERI INTI 2

 

PERENCANAAN AUDIT INTERNAL

 

 

I.               DESKRIPSI SINGKAT:

Modul ini membahas tentang bagaimana auditor menyusun rencana audit., yaitu apa saja yang harus dipersiapkan oleh auditor internal sebelum melaksanakan audit.  Dalam modul ini dibahas bagaimana menyusun rencana audit internal.

 

 

II.            TUJUAN PEMBELAJARAN:

A.    Tujuan Pembelajaran Umum:

Setelah mengikuti materi ini peserta mampu menyusun rencana audit internal

B.    Tujuan Pembelajaran Khusus:

Setelah mengikuti materi ini:

1.     Peserta mampu menjelaskan bagaimana mempersiapkan audit internal

2.     Peserta mampu menyusun rencana audit internal

 

III.          POKOK BAHASAN;

A.    Persiapan Audit Internal

B.    Rencana Audit Internal

 

IV.          BAHAN AJAR:

Buku Pedoman Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen Bab II. B. Menyusun Rencana Audit Internal.

 

V.             LANGKAH PEMBELAJARAN:

 

Langkah 1.  Pengkondisian peserta.

a.     Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan.

b.     Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang.

 

Langkah 2.   Penyampaian materi.

Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi meliputi rencana audit internal sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah dan tanya jawab.

 

 

Langkah 3.  Penugasan;

          Fasilitator menugaskan peserta dalam diskusi kelompok untuk menyusun rencana audit

 

Langkah 4. Presentasi hasil diskusi

 

Fasilitator memimpin presentasi hasil diskusi dan memberikan komentar terhadap hasil diskusi

 

Langkah 5: Rangkuman dan Kesimpulan.

a.     Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran.

b.     Fasilitator merangkum butir-butir penting dari materi yang disampaikan.

c.     Fasilitator membuat kesimpulan.

 

 

VI.          URAIAN MATERI:

 

MENYUSUN RENCANA AUDIT INTERNAL

 

Sesuai dengan standar akreditasi, audit internal harus direncanakan dan dilaksanakan secara periodic.  Auditor internal perlu menyusun program audit internal selama satu tahun mulai bulan Januari sampai dengan Desember.  Tiap-tiap bulan perlu direncanakan unit kerja yang mana yang akan diaudit, misalnya bulan Januari akan mengaudit: UKM KIA, UKP: pelayanan gawat darurat, Administrasi Manajemen: pengelolaan kepegawaian, bulan Februari mengaudit UKM Promosi Kesehatan, UKP: pelayanan rawat jalan, Administrasi Manajemen: pemeliharaan peralatan medis, dan seterusnya.  Audit harus dilaksanakan secara periodic, maka Kepala Puskesmas perlu menetapkan siklus suatu unit kerja akan diaudit ulang, misalnya selang tiga bulan unit kerja tersebut akan diaudit ulang.

 

Rencana program audit sebagaimana dapat dilihat pada lampiran 1, berisi antara lain:

1.   Tujuan audit:

Tim audit harus menentukan tujuan audit, yaitu untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar tertentu.

2.   Lingkup audit:

Dalam rencana audit harus dijelaskan lingkup audit, yaitu unit kerja yang akan diaudit, misalnya unit pelayanan gawat darurat.

3.   Objek audit:

Rencana audit juga harus menjelaskan apa saja yang akan diaudit senbagai objek audit, misalnya proses pelaksanaan triase dalam pelayanan gawat darurat.

4.   Alokasi waktu:

Alokasi waktu yang akan digunakan dalam kegiatan audit juga harus ditetapkan, dengan kejelasan penjadualan kegiatan.

5.   Metoda audit:

Metoda yang akan digunakan dalam kegiatan audit harus dijelaskan dalam rencana audit.

6.   Persiapan audit:

Persiapan audit meliputi: persiapan auditor, penetapkan kriteria audit, dan penyusunan instrumen audit.

7.   Jadual program audit satu tahun.

Sesuai dengan persyaratan yang diminta dalam standar akreditasi, puskesmas perlu menyusun rencana kegiatan audit selama satu tahun, dan secara periodik dilakukan, misalnya pada bulan Januari dilakukan audit untuk upaya Kesehatan Ibu dan Anak, maka pada bulan April dilakukan audit ulang untuk mengetahui kemajuan yang sudah dilakukan.

 

CONTOH

RENCANA PROGRAM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS

TAHUN.................

 

I.      Latar Belakang:

Monitoring dan penilaian kinerja Puskesmas dilakukan sebagai wujud akuntabiltas puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.  Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, lokakarya mini triwulan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja tahunan.

 

Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas berdasarkan standar/kriteria/target yang ditetapkan.

 

Agar pelaksanaan audit internal dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka disusun rencana program audit.

 

II.    Tujuan audit:

Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, dan kinerja pelayanan UKM dan UKP sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja

 

III.  Lingkup audit:

Pelayanan UKM: (sebutkan apa saja)

Pelayanan UKP: (sebutkan apa saja)

Administrasi manajemen: (sebutkan apa saja)

 

IV. Objek audit:

-       Pemenuhan sumber daya terhadap standar sumber daya

-       Kepatuhan proses pelayanan terhadap SOP

-       Capaian kinerja pelayanan

-       Kesesuaian terhadap standar akreditasi

V.   Jadual dan alokasi waktu (lihat lampiran)

VI. Metoda audit: Observasi, wawancara, dan melihat dokumen dan rekaman yang ada

VII. Kriteria audit:

-       Standar sumber daya (SDM, sarana, dan prasarana)

-       SOP yang prioritas

-       Standar kinerja (SPM, standar kinerja klinis, kejadian insiden keselamatan pasien, sasaran keselamatan pasien)

-       Standar akreditasi (misalnya: pelayanan laboratorium, pelayanan farmasi, pemberdayaan sasaran pada pelayanan UKM, perencanaan kegiatan UKM dsb)

VIII. Instrumen audit:

a.     Kuesioner untuk wawancara (terlampir)

b.     Panduan observasi (terlampir)

c.     Check list (terlampir)

d.     Instrumen akreditasi sesuai pelayanan yang akan diaudit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lampiran: Jadual audit internal

 

 

JADUAL AUDIT INTERNAL TAHUN………………………

UNIT KERJA YANG DIAUDIT

JAN

PEB

MAR

APR

MEI

JUN

JULI

AGT

SEP

OKT

NOP

DES

UKM         UKP

KIA         Pendaftaran

Gizi         Poli umum

Kesling         UGD

Dst         Dst

Tim Audit

Tim 1 (sebutkan nama) Tim 2 (sebutkan nama)

Dst

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lampiran : Rincian Kegiatan audit (audit plan).

 

 

 

Unit	Tujuan	Sasaran audit (Kegiatan/ Proses yang diaudit)	Auditor	Standar/kriteria yang menjadi acuan	Metoda	Instrumen audit	Tgl& Waktu Audit i	Tgl& Waktu Audit ii	Keterangan
KIA	Menilai proses perencanaan KIA	Perencanaan program KIA	(sebutkan nama)	Instrument akreditasi perencanaan program (Bab IV.1,2.3…)	Wawancara, periksa dokumen perencanaan, periksa rekam kegiatan lokmin perencanaan	Check list, Panduan wawancara	5 Juli  sd 7 Juli 2016	5 – 7 Des 2016
	Menilai capaian kinerja KIA	Cakupan program KIA	(sebutkan nama)	Indikator dan target program KIA: K1, K4, dst	Periksa laporan bulan KIA	Check list indicator dan target kinerja	10 Juli sd 12 Juli 2016	10 – 12 Des 2016
Dst
Mengetahui, Ketua tim audit				...................., ……………20.....   Anggota Tim Audit:

 

 

VII.        BAHAN BACAAN:

      Buku Pedoman Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen