FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS KEFARMASIAN

 

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

 

Unit Kerja	KEFARMASIAN
Proses yang dianalisis	SOP PENYEDIAAN STOK OBAT DI PUSKESMAS
Tim FMEA	Nama	Peran
Ketua	Dr. Bahagia	PJ UKP
Anggota	Ceria, AMF	Petugas Gudang Obat
	Luar Biasa, AMF	Petugas Kamar Obat
Petugas pencatat (notulis)	Ibu Hore	TTK

 

I.                    Gambarkan alur proses yang akan dianalisis:

1.      Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO 2.      Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK. 3.      Petugas obat menerima obat dari GFK sesuai permintaan puskesmas melalui LPLPO  dengan mengikuti jadwal distribusi yang telah ditentukan oleh GFK. 4.      Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang. 5.      Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam gudang obat puskesmas. 6.      Petugas obat mencatat penerimaan obat ke dalam kartu stock gudang obat. 7.      Petugas obat mendistribusikan obat ke seluruh sub-sub unit, Pustu, PKD berdasarkan permintaan obat yang disampaikan melalui LPLPO sub unit.

 

II.                  Identifikasi failure modes:

No	Tahapan Proses	Failure Modes
1	Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO	Laporan dari masing-masing unit pelayanan terlambat diserahkan -TTK
2	Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK	Laporan pemakaian dan permintaan obat jumlah tidak sesuai dengan kondisi lapangan -belum dilakukan stok opname -kurang teliti nya petugas
3	Petugas obat menerima obat dari GFK sesuai permintaan puskesmas melalui LPLPO  dengan mengikuti jadwal distribusi yang telah ditentukan oleh GFK	Keterlambatan distribusi obat dari GFK -petugas tidak melakukan crosscek ulang obat yang diterima
4	Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang	Terjadi ketidaksinkronan antara catatan pengiriman GFK dengan catatan petugas farmasi -kurang teliti TTK puskesmas dan ifk dalam cek penerimaan obat
5	Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam gudang obat puskesmas	Penyimpanan obat ditempatkan di  lantai -penataan tidak FEFO,FIFO, alfabet -tidak menandai yang akan ED/ed dekat
6	Petugas obat mencatat penerimaan obat ke dalam kartu stock gudang obat	Terjadi kesalahan penulisan dalam pengisian kartu stok -
7	Petugas obat mendistribusikan obat ke seluruh sub-sub unit, Pustu, PKD berdasarkan permintaan obat yang disampaikan melalui LPLPO sub unit	-salah penyediaan obat sesuai LPLPO unit -salah jumlah penyediaan obat sesuai LPLPO unit

 

 

 

 

 

 

III.                Tujuan melakukan analisis FMEA:

Mengurangi risiko keridaksinkronan pencatatan jumlah stok obat dan kekosongan stok obat

IV.               Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:

No	Tahapan Proses	Failure Modes	Akibat
1	Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO	Laporan dari masing-masing unit pelayanan terlambat diserahkan	Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan
2	Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK	Laporan pemakaian dan permintaan obat jumlah tidak sesuai dengan kondisi lapangan	LPLPO yang disampaikan ke GFK tidak sesuai dengan jumlah riil di lapangan
3	Petugas obat menerima obat dari GFK sesuai permintaan puskesmas melalui LPLPO  dengan mengikuti jadwal distribusi yang telah ditentukan oleh GFK	Keterlambatan distribusi obat dari GFK	Hambatan dalam proses pelayanan karena obat yang diperlukan belum tersedia
4	Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang	Terjadi ketidaksinkronan antara catatan pengiriman GFK dengan catatan petugas farmasi	Catatan obat yang dikirim GFK tidak sesuai dengan kondisi di lapangan
5	Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam gudang obat puskesmas	Penyimpanan obat ditempatkan di lokasi yang mudah terkena air hujan	Obat rusak karena lembab terkena air hujan
6	Petugas obat mencatat penerimaan obat ke dalam kartu stock gudang obat	Terjadi kesalahan penulisan dalam pengisian kartu stok	Ketidaksinkronan antara catatan petugas dengan jumlah riil di lapangan
7	Petugas obat mendistribusikan obat ke seluruh sub-sub unit, Pustu, PKD berdasarkan permintaan obat yang disampaikan melalui LPLPO sub unit	Tidak semua permintaan obat didistribusikan	Hambatan pelayanan di pustu/pkd karena obat yang dibutuhkan tidak tersedia

V.                 Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode:

No	Tahapan Proses	Failure Modes	Akibat	Penyebab	Upaya yang telah dilakukan
1	Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO	Laporan dari masing-masing unit pelayanan terlambat diserahkan	Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan	Tidak tertibnya petugas di masing-masing unit pelayanan untuk melaporkan pemakaian obat tepat waktu (maksimal tanggal 3 tiap bulan)	Melakukan koordinasi lewat apel pagi dan WA grup tentang deadline pelaporan obat
2	Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK	Laporan pemakaian dan permintaan obat jumlah tidak sesuai dengan kondisi lapangan	LPLPO yang disampaikan ke GFK tidak sesuai dengan jumlah riil di lapangan	Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan	-stok opname tiap akhir bulan
3	Petugas obat menerima obat dari GFK sesuai permintaan puskesmas melalui LPLPO  dengan mengikuti jadwal distribusi yang telah ditentukan oleh GFK	Keterlambatan distribusi obat dari GFK	Hambatan dalam proses pelayanan karena obat yang diperlukan belum tersedia	Keterlambatan GFK dalam menindaklanjuti laporan bulanan puskesmas	Melakukan follow up stok ketersediaan obat ke GFK
4	Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang	Terjadi ketidaksinkronan antara catatan pengiriman GFK dengan catatan petugas farmasi	Catatan obat yang dikirim GFK tidak sesuai dengan kondisi di lapangan	Petugas tidak melakukan check list dalam memeriksa obat yang diterima dari GFK	Dibuat lembar check list penerimaan obat dari GFK
5	Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam gudang obat puskesmas	Penyimpanan obat ditempatkan di lokasi yang mudah terkena air hujan	Obat rusak karena lembab terkena air hujan	Gudang obat terdapat titik yang rawan bocor saat hujan	Melaporkan kebutuhan pemeliharaan gedung ke manajemen
6	Petugas obat mencatat penerimaan obat ke dalam kartu stock gudang obat	Terjadi kesalahan penulisan dalam pengisian kartu stok	Ketidaksinkronan antara catatan petugas dengan jumlah riil di lapangan	Ketidaktelitian petugas dalam mengisi kartu stok	-cek hasil stok opname dg kartu stok
7	Petugas obat mendistribusikan obat ke seluruh sub-sub unit, Pustu, PKD berdasarkan permintaan obat yang disampaikan melalui LPLPO sub unit	Tidak semua permintaan obat didistribusikan	Hambatan pelayanan di pustu/pkd karena obat yang dibutuhkan tidak tersedia	Ketidakcocokan antara laporan pustu/pkd dengan catatan petugas farmasi	-cross cek fisik

 

VI.               Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut:

Tahapan Proses	Failure Modes	Akibat	S (Severty)	Kemungkinan sebab	O (Occurrence)	Upaya kendali yg sdh dilakukan	D (Detectability)	RPN (Risk Priority Number)
Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO	Laporan dari masing-masing unit pelayanan terlambat diserahkan	Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan	4	Tidak tertibnya petugas di masing-masing unit pelayanan untuk melaporkan pemakaian obat tepat waktu (maksimal tanggal 3 tiap bulan)	6	Melakukan koordinasi lewat apel pagi dan WA grup tentang deadline pelaporan obat	4	96
Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK	Laporan pemakaian dan permintaan obat jumlah tidak sesuai dengan kondisi lapangan	LPLPO yang disampaikan ke GFK tidak sesuai dengan jumlah riil di lapangan	5	Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan	3	-	5	75
Petugas obat menerima obat dari GFK sesuai permintaan puskesmas melalui LPLPO  dengan mengikuti jadwal distribusi yang telah ditentukan oleh GFK	Keterlambatan distribusi obat dari GFK	Hambatan dalam proses pelayanan karena obat yang diperlukan belum tersedia	6	Keterlambatan GFK dalam menindaklanjuti laporan bulanan puskesmas	2	Melakukan follow up stok ketersediaan obat ke GFK	3	36
Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang	Terjadi ketidaksinkronan antara catatan pengiriman GFK dengan catatan petugas farmasi	Catatan obat yang dikirim GFK tidak sesuai dengan kondisi di lapangan	6	Petugas tidak melakukan check list dalam memeriksa obat yang diterima dari GFK	4	Dibuat lembar check list penerimaan obat dari GFK	6	144
Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam gudang obat puskesmas	Penyimpanan obat ditempatkan di lokasi yang mudah terkena air hujan	Obat rusak karena lembab diletakkan dilantai	7	Gudang obat terdapat titik yang rawan bocor saat hujan	4	Melaporkan kebutuhan pemeliharaan gedung ke manajemen, menyediakan pallet	8	224
Petugas obat mencatat penerimaan obat ke dalam kartu stock gudang obat	Terjadi kesalahan penulisan dalam pengisian kartu stok	Ketidaksinkronan antara catatan petugas dengan jumlah riil di lapangan	4	Ketidaktelitian petugas dalam mengisi kartu stok	2	-	6	48
Petugas obat mendistribusikan obat ke seluruh sub-sub unit, Pustu, PKD berdasarkan permintaan obat yang disampaikan melalui LPLPO sub unit	Tidak semua permintaan obat didistribusikan	Hambatan pelayanan di pustu/pkd karena obat yang dibutuhkan tidak tersedia	5	Ketidakcocokan antara laporan pustu/pkd dengan catatan petugas farmasi	2	-	4	40

VII.             Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto)

No	Failure modes: (urutkan dari RPN tertinggi ke terendah)	RPN	KumulatiF	Persentase kumulatif	Keterangan
1	Penyimpanan obat ditempatkan di lokasi yang mudah terkena air hujan	224	224	33.8%
2	Terjadi ketidaksinkronan antara catatan pengiriman GFK dengan catatan petugas farmasi	144	368	55.5%
3	Laporan dari masing-masing unit pelayanan terlambat diserahkan	96	464	69.9%
4	Laporan pemakaian dan permintaan obat jumlah tidak sesuai dengan kondisi lapangan	75	539	81.3%	Titik potong pada persentase kumulatif 80 %
5	Terjadi kesalahan penulisan dalam pengisian kartu stok	48	587	88.5%
6	Tidak semua permintaan obat didistribusikan	40	627	94.6%	Yg utama
7	Keterlambatan distribusi obat dari GFK	36	663	100%

 

 

 

 

VIII.           Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggungjawab dan kapan akan dilakukan:

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

S

Kemungkinan sebab

O

Upaya kendali yg sdh dilakukan

D

RPN

Kegiatan yang direkomendasikan

Penanggung jawab

Waktu

Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam gudang obat puskesmas

Penyimpanan obat ditempatkan di lokasi yang mudah terkena air hujan

Obat rusak karena lembab terkena air hujan

7

Gudang obat terdapat titik yang rawan bocor saat hujan

4

Melaporkan kebutuhan pemeliharaan gedung ke manajemen

8

224

Petugas obat menata dan menyimpan obat dalam rak penyimpanan obat yang terlindung

Koordinator Farmasi

Mei 2018

Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang

Terjadi ketidaksinkronan antara catatan pengiriman GFK dengan catatan petugas farmasi

Catatan obat yang dikirim GFK tidak sesuai dengan kondisi di lapangan

6

Petugas tidak melakukan check list dalam memeriksa obat yang diterima dari GFK

4

Dibuat lembar check list penerimaan obat dari GFK

6

144

Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang sesuai check list

Koordinator Farmasi

Mei 2018

Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO

Laporan dari masing-masing unit pelayanan terlambat diserahkan

Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan

4

Tidak tertibnya petugas di masing-masing unit pelayanan untuk melaporkan pemakaian obat tepat waktu (maksimal tanggal 3 tiap bulan)

6

Melakukan koordinasi lewat apel pagi dan WA grup tentang deadline pelaporan obat

4

96

Pelaporan penggunaan obat dari masing-masing pelayanan diserahkan maksimal tanggal 3 setiap bulannya.

Koordinator Farmasi

Mei 2018

Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK

Laporan pemakaian dan permintaan obat jumlah tidak sesuai dengan kondisi lapangan

LPLPO yang disampaikan ke GFK tidak sesuai dengan jumlah riil di lapangan

5

Kompilasi data yang disusun tidak sesuai dengan stok riil di lapangan

3

-

5

75

Pelaporan penggunaan obat dari masing-masing pelayanan diserahkan maksimal tanggal 3 setiap bulannya.

Koordinator Farmasi

Mei 2018

 

 

 

 

IX.                Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi:

Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

S

Kemungkinan sebab

O

Upaya kendali Yang sudah dilakukan

D

RPN

Kegiatan yang direkomendasikan

Penanggung jawab

Kegiatan yang dilakukan

S

O

D

RPN

X.                  Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:

1.   Petugas melaporkan penggunaan obat dari masing-masing pelayanan maksimal tanggal 3 setiap bulannya. 2.    Petugas obat melakukan kompilasi data pemakaian obat selama 1 bulan terakhir dan memasukkannya dalam format LPLPO 3.      Petugas obat membuat laporan pemakaian dan permintaan obat menggunakan format LPLPO dan dikirim ke DKK tembusan ke GFK. 4.      Petugas obat menerima obat dari GFK sesuai permintaan puskesmas melalui LPLPO  dengan mengikuti jadwal distribusi yang telah ditentukan oleh GFK. 5.      Petugas obat memeriksa obat yang diterima dari GFK, termasuk kesesuaian jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa dan keadaan barang sesuai check list. 6.      Petugas obat menata dan menyimpan obat ke dalam rak penyimpanan obat yang terlindung di gudang obat puskesmas. 7.      Petugas obat mencatat penerimaan obat ke dalam kartu stock gudang obat. 8.      Petugas obat mendistribusikan obat ke seluruh sub-sub unit, Pustu, PKD berdasarkan permintaan obat yang disampaikan melalui LPLPO sub unit.