312a BAHAN UNTUK MENYUSUN PANDUAN RTM PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

BAHAN UNTUK MENYUSUN PANDUAN RTM

 

PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

A.        PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

Pertemuan tinjauan manajemen adalah pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja system manajemen mutu dan kinerja pelayanan/penyelenggaraan kegiatan Puskesmas/FKTP untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas dari system manajemen mutu dan system pelayanan/penyelenggaraan kegiatan UKM maupun UKP.

 

Pertemuan tinjauan manajemen dipimpin oleh Penanggung jawab mutu.  Pertemuan tinjauan manajemen mempunyai karakteristik sebagai berikut:

 

1.        Dilakukan secara berkala. Pertemuan tinjauan manajemen sebaiknya dilakukan paling sedikit dua kali setahun.  Pertemuan ini menggunakan forum lokakarya mini yang dilaksanakan tiap semester yang merupakan forum untuk evaluasi kinerja semester.

2.        Direncanakan dengan baik.  Sebelum menyelenggarakan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab mutu membahas dengan Kepala Puskesmas rencana untuk menyelenggarakan pertemuan tinjauan manajemen. Dalam pembahasan dengan Kepala Puskesmas didiskusikan tentang tujuan, waktu, jadual penyelenggaraan, agenda, input tinjauan, proses tinjauan, dan luaran yang diharapkan.

3.        Didokumentasikan dengan baik.  Kegiatan pertemuan tinjauan manajemen harus didokumentasikan dengan baik mulai dari undangan pertemuan, daftar hadir, agenda pertemuan, proses tinjauan, notulen pelaksanaan pertemuan, dan rekomendasi hasil pertemuan.

4.        Mengevaluasi efektivitas penerapan system manajemen mutu dan dampaknya pada mutu/kinerja.

5.        Mengevaluasi efektivitas system pelayanan UKP dan penyelenggaraan kegiatan UKM

6.        Membahas perubahan yang perlu dilakukan.  Pembahasan dalam pertemuan tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi-rekomendasi untuk melakukan perubahan yang mengarah pada perbaikan.  Perubahan dapat berupa perbaikan system pelayanan, system manajemen mutu, system manajemen, kebijakan, dan prosedur.

7.        Hasil pertemuan harus ditindak lanjuti.  Berdasarkan rekomendasi yang dihasilkan dalam pertemuan tinjauan manajemen, direncanakan kegiatan tindak lanjut.

8.        Pelaksanaan tindak lanjut harus dipantau.  Penanggung jawab mutu bersama dengan tim mutu mempunyai kewajiban untuk memantau tindak lanjut terhadap rekomendasi tinjauan manajemen.

9.        Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam pertemuan

10.    Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya

11.    Dilaksanakan dengan agenda yang jelas.  Agenda pertemuan tinjauan manajemen harus disusun oleh Penanggung jawab mutu.

12.    Menghasilkan luaran: rencana perbaikan, rencana peningkatan kepuasan pelanggan, rencana pemenuhan sumber daya, rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan yang diminta oleh pelanggan/pengguna.

 

B.  TUJUAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

 

TUJUAN UMUM :

Pertemuan Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu melalui pembahasan permasalahan-permasalahan yang terkait dengan operasional FKTP secara bersama,  melibatkan seluruh pegawai, dan dilaksanakan secara berkesinambungan,

TUJUAN KHUSUS :

1.     Terlaksananya pertemuan tinjauan manajemen mutu di FKTP sesuai dengan persyaratan yang berlaku

2.     Terbitnya kesepakatan tindak lanjut dari proses-proses terkait implementasi system manajemen mutu

3.     Tersedianya kriteria untuk peningkatan mutu pelayanan kesehatan

4.     Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan terus-menerus (continuous Improvement)

 

 

C.   AGENDA PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

Pertemuan Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Penanggung jawab mutu dengan agenda sebagai berikut:

 

1.        Pembukaan oleh Penanggung jawab mutu

Pada pembukaan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab mutu menyampaikan tujuan dan agenda pertemuan tinjauan manajemen.

2.        Pengarahan oleh Kepala Puskesmas

Kepala Puskesmas diberi kesempatan untuk memberikan arahan pada pertemuan tinjauan manajemen untuk menyampaikan prioritas permasalahan yang perlu dibahas dan prioritas perbaikan yang akan dilakukan oleh Puskesmas

3.        Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu

Hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu, rekomendasi, tindak lanjut, dan hasil-hasil yang sudah dicapai, serta hambatan dalam pelaksanaan tindak lanjut harus dibahas.  Tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas untuk mengatasi hambatan yang ada.

4.        Pembahasan hasil audit internal

Hasil audit internal terutama yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas pada pertemuan tinjauan manajemen untuk dapat ditindak lanjuti.

5.        Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan.

Umpan balik pelanggan, upaya menanggapi umpan balik juga harus dibahas dalam pertemuan tinjauan manajemen.

6.        Pembahasan hasil survey kepuasan pelanggan.

Hasil survey pelanggan perlu disampaikan, untuk ditindak lanjuti dalam upaya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

7.        Pembahasan hasil penilaian kinerja.

Pertemuan tinjauan manajemen membahas capaian kinerja selama satu semester, untuk ditindak lanjuti dalam perencanaan kegiatan satu semester mendatang.  Perubahan strategi dalam mencapai target kinerja dapat dibahas dalam pertemuan.

8.        Masalah-masalah operasional yang terkait dengan system manajemen mutu, dan pelayanan UKM dan UKP

9.        Rekomendasi untuk perbaikan. Keseluruhan pembahasan yang dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi untuk ditindaklanjuti.

10.    Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan.

Berdasarkan rekomendasi disusun rencana perbaikan berupa kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

11.    Penutup.

Penanggung jawab mutu menutup pertemuan dengan membacakan kesimpulan dan rekomendasi.

 

 

D.       MASUKAN (INPUT) PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

Masukan

 

Masukan yang akan dibahas dalam pertemuan tinjauan manajemen antara lain adalah:

1.    Hasil audit internal.

Auditor internal menyampaikan laporan audit internal, dan menyampaikan hasil-hasil audit internal terutama temuan-temuan yang belum dapat diselesaikan

2.    Umpan balik yang disampaikan oleh pelanggan.

Umpan balik pelanggan yang diperoleh antara lain dari kotak saran, keluhan yang disampaikan oleh pelanggan, hasil temu kader, dan mekanisme yang lain, dibahas untuk dilakukan tindak lanjut perbaikan.

3.    Kinerja pelayanan, baik kinerja hasil maupun kinerja proses

Capaian kinerja dibahas pada pertemuan untuk menindaklanjuti kinerja yang belum mencapai target yang diharapkan.

4.    Status tindakan perbaikan maupun pencegahan yang dilakukan

Tindakan perbaikan maupun pencegahan yang telah dilakukan juga perlu dibahas baik hasil-hasil yang telah dicapai maupun yang belum tercapai untuk dapat dilakukan penyelesaian.

5.    Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu.

Hasil tinjauan manajemen yang lalu dibahas untuk mengetahui pelaksanaan tindak lanjut terhadap rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen yang lalu.  Hambatan dibahas untuk dilakukan upaya mengatasi hambatan dalam menindak lanjuti rekomendasi yang lalu.

6.    Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan UKP dan kebijakan penyelenggaraan kegiatan UKM.

Berdasarkan pembahasan pada pertemuan tinjauan manajemen, kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan dapat diubah dalam upaya perbaikan kinerja.

7.    Perubahan yang perlu dilakukan terhadap system manajemen mutu, system pelayanan UKP, dan penyelengaaraan kegiatan UKM.

Berdasarkan pembahasan dalam pertemuan, perubahan juga dapat dilakukan baik pada system manajemen mutu, system pelayanan UKP, system manajemen, dan system penyelenggaraan UKM.

 

 

E.         HASIL (LUARAN) PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

Dengan dilaksanakan pertemuan tinjauan manajemen, maka dapat diambil keputusan dan tindakan manajerial yang terkait dengan:

 

1.    Peningkatan efektifitas system manajemen mutu dan system pelayanan UKP dan sistem  penyelenggaraan kegiatan UKM

2.    Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan yang diminta oleh pelanggan

3.    Identifikasi perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada system manajemen mutu, system pelayanan UKP, dan system penyelenggaraan kegiatan UKM

4.    Penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tindak lanjut perbaikan.

 

F.         LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

 

Langkah-langakah persiapan dan pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen perlu dituangkan dalam standar operasional prosedur, yang memuat antara lain tahapan sebagai berikut:

 

1.    Penanggung jawab mutu bersama dengan Kepala Puskesmas menyiapkan pertemuan tinjauan manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang diundang dalam pertemuan

2.    Penanggung jawab mutu mengundang peserta pertemuan.

Kepala Puskesmas dan para penanggung jawab/koordinator, dan pelaksana adalah  peserta yang harus diundang dalam pertemuan tinjauan manajemen

3.    Penanggung jawab mutu memimpin pertemuan sesuai dengan agenda yang disusun.

Pertemuan diawali dengan pembukaan oleh Penanggung jawab mutu, dilanjutkan arahan oleh Kepala Puskesmas, untuk seterusnya dilaksanakan sesuai dengan agenda yang disusun.

4.    Penanggung jawab mutu memberikan simpulan hasil pertemuan.

Pada akhir pertemuan penanggung jawab mutu menyampaikan simpulan, rekomendasi, dan garis besar rencana tindak lanjut yang akan dilakukan termasuk batasan waktu untuk melaksanakan tindak lanjut.

5.    Penanggung jawab mutu melakukan pemantauan perbaikan setelah pertemuan tinjauan manajemen.

Tindak lanjut terhadap rekomendasi hasil pertemuan tinjauan manajemen dipantau oleh penanggung jawab mutu.

 

Dengan memperhatikan langkah-langkah pelaksanaan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab manajemen mutu mempunyai peran penting dalam persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen.

 

Setiap pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen harus memiliki bukti pelaksanaan yang terdiri dari: Undangan, daftar hadir, dan notulen rapat, agenda pertemuan, materi tinjauan, dan rencana tindak lanjut.