PANDUAN KEGIATAN RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

 

PANDUAN KEGIATAN

RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

BAB I

PENDAHULUAN

 

 

A.     DEFINISI

1.              Front Office

Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang merupakan pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga mudah diakses oleh pihak luar, baik dalam hal informasi maupun secara operasional 

2.              Loket Pendaftaran

Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan

3.              Pasien

Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan lainnya

4.              Identifikasi Pasien

Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien

5.              Pasien Baru

Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya, pasien baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke penyedia layanan

6.              Pasien Lama     

Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer register sebagai kunjungan lama

7.              Pasien Umum

Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan

 

 

8.              Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)

Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes, Jamkesda, Pemegang Kartu KIS )

9.              Pasien Khusus

Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun, Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat )

10.           Rekam Medis

Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap pasien

11.           Kartu Pengenal Pasien

Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama nama anggota keluarga tertanggung

12.           Family Folder

Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam satu folder dengan satu nomer register induk

13.           Individu Folder

Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien dengan nomer register sendiri

14.           Kasir

Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan

15.           Informasi

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca  yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ata upun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.

16.           Penyampaian Informasi

Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan

17.           Hak

Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu

18.           Hak Pasien

Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien

19.           Kewajiban

Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang

20.           Kewajiban Pasien

Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang Pasien

21.           Alur Pendaftran

Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal melakukan pendaftran

22.           Alur Pelayanan

Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan

23.           SOP ( Standar Operasional Prosedur)

SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara  yang teperinci dan tetulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan

 

 

 

BAB II

RUANG LINGKUP PELAYANAN

 

 

 

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas situbono, meliputi

1.     Identifikasi Pasien

2.     Pendataan Pasien

3.     Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru

4.     Pencarian Kartu Rekam Medis lama

5.     Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli

6.     Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

7.     Penyampaian Informasi Lainnya

8.     Pencatan dan Pelaporan

9.     Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis

 

 

 

 

BAB III

TATALAKSANA PELAYANAN

 

A.   Proses Pendaftaran Pasien

1.       Petugas Loket  di Front Office menerima Kedatangan Pasien

2.       Petugas Loket di Front Office melakukan identifikasi pasien

-       Petugas Loket di Front Office menanyakan Nama, Alamat tempat tinggal, tanggal lahir, susunan anggota keluarga

-       Petugas Loket di Front Office menyakan KTP / Kartu Pengenal yang dimiliki pasien

-       Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu kepesertaan jaminan kesehatan ( JKN, KIS, ASKES, Jamkeda )

3.       Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front Office melakukan pendataan pasien baru dan memberikan nomer antrian

4.       Jika pasien lama, maka Petugas Loket di Front Office memberikan nomer antrian pendaftaran, warna Putih untuk BP/Poli Umum, warna Merah untuk Poli Gigi, warna Kuning untuk Poli KIA/KB, kecuali Pasien usia lanjut dan pasien dengan kreteria tertentu (Khusus) akan diberikan kartu warna Hijau

5.       Petugas Loket di Front Office mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomer antrian pada keranjang sesuai dengan warna kartu

6.       Petugas Loket Pendaftaran pendaftaran mendahulukan pasien pemegang kartu Hijau dan pasien gawat darurat

7.       Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu

8.       Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru

Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi

-       Nama Pasien

-       Nama KK

-       Alamat Tempat Tinggal

-       No. Register Kunjungan

 

 

 

9.       Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang berisi :

-            Nama Unit Pelayanan

-            Nama Kepala Keluarga

-            Tanggal lahir / Umum KK

-            Nomer Regester Kunjungan ( Famili Folder )

-            Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga

10.    Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari dan mengambil Kartu Rekam medis milik pasien  sesuai dengan nomer regester yang dimiliki pasien, adapun prosesnya adalah :

-            Pencarian rekam medis pasien berdasarkan Alamat, Nama KK, No. Urut

-            Buka aplikasi Ofice Exel data rekam medis Pasien Puskesmas Situbondo

-            Buka desa / alamat pasien yang tercatat  pertama kali

-            Searcing Nomer regester pasien pada aplikasi

-            Nomer rak rekam medis terdeteksi ( dalam Family Folder )

-            Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama Pasien

11.    Petugas Loket Pendaftran mencatat Kartu Rekam Medis yang didistribusikan ke Poli yang dituju  pada buku catatan akses Rekam Medis

12.    Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan nomer panggilan untuk poli yang dituju

13.    Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien / Kartu Kepesertaan Jaminan Kesehatan  (JKN)  berobat milik pasien

14.    Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk menunggu panggilan dari poli yang dituju

15.    Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis kepada poli yang dituju

B.       Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1.       Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien

2.       Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan

3.       Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban kepada pasien

4.       Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet

5.       Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti

6.       Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan kewajiban sebagai pasien

7.       Petugas Loket menutup kegiatan

8.       Hak Hak Pasien

-            Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang berlaku di puskesmas

-            Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi, adil dan jujur.

-            Pasien berhak memperoleh pelayanan medis yang bermutu sesuai dengan standar profesi kedokteran / kedokteran gigi dan tanpa diskriminasi .

-            Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan standar profesi keperawatan

-            Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan paramedis sesuai dengan keinginannya karena keterbatasan tenaga medis yang ada di puskesmas.

-            Pasien berhak atas “privacy” dan kerahasiaan penyakit yang diderita termasuk data-data medisnya.

-            Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :

·       penyakit yang diderita tindakan medik apa yang hendak dilakukan

·       kemungkinan penyakit sebagai akibat tindakan tsb sebut dan tindakan untuk mengatasinya

·       alternatif terapi lainnya

·       prognosanva.

·       perkiraan biaya pengobatan

-            Pasien berhak menyetujui/memberikan izin atas tindakan yang akan dilakukan oleh dokter sehubungan dengan penyakit yang dideritanya

-            Pasien berhak menolak tindakan yang hendak dilakukan terhadap dirinya dan mengakhiri pengobatan serta perawatan atas tanggung jawab sendiri setelah memperoleh informasi yang jelas tentang penyakitnya.

-            Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam perawatan dan pengobatan di puskesmas

-            Pasien berhak mengajukan usul, saran, perbaikan dan keluhan atas perlakuan pihak puskesmas terhadap dirinya.

 

9.       Kewajiban Pasien

-            Pasien berkewajiban membawa KTP, Kartu pengenal pasien, Kartu kepesertaan JKN, serta menyerahkan Foto copy KSK bagi pasien yang melakukan pendaftaran untuk pertama kalinya.

-            Pasien dan keluarga pasien berkewajiban untuk mentaati segala peraturan dan tata tertib yang ada di puskesmas

-            Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur pelayanan yang berlaku di puskesmas

-            Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala instruksi dokter, perawat,dan bidan dalam menjalani pengobatan.

-            Pasien berkewajiban memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya tentang penyakit yang diderita kepada dokter yang merawat.

-            Pasien dan atau penanggungnya berkewajiban untuk melunasi semua biaya tindakan yang diterimanya sesuai dengan peraturan yang berlaku, kecuali peserta JKN yang terdaftar di Faskes Puskesmas Situbondo

 

C.   Proses Penyampaian Informasi lainya

Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :

1.         Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.

2.         Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.

3.         Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien

4.         Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.

 

D.       Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan  Pasien adalah sebagai berikut :

a.          Petugas dari Unit Layanan Klinis  mengembalikan Kartu Reka Medis

b.         Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan  kelengkapan isi dari Kartu Rekam Medis

c.          Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam Medis yang keluar harus sama Kartu Rekam Medis yang kembali

d.         Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan pasien berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku regester kunjungan pada hari yang sama

 

 

 

 

E.       Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :

a.          Petugas Loket Pendaftaran mengelompokkan menurut Alamat desa / kelurahan Pasien yang tercatat pertama kali, Nama Inisial KK, dan nomer urut ( sesuai kode )

b.         Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Kartu Rekam medis ( Individu Folder ) pada Family Folder sesuai dengan kode yang tertera

 

 

BAB IV

DOKUMENTASI

 

1.     Nomer urut antrian

-       Warna putih untuk poli BP/Umum

-       Warna Kuning untuk poli KIA/KB

-       Warna Merah untuk Poli Gigi

-       Warna Hijau untuk pasien khusus

2.     Kartu rekam medis

3.     Kartu pengenal pasien

4.     Buku Pencatatan Keluhan / Komplin Pasien

5.     Buku Tindak Lanjut Komplin / Keluhan pasien / Pencatatan Penyampaian Informasi

6.     Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis

7.     Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis

8.     Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis

9.     Register Kunjungan

10.  Format laporan

 

LAMPIRAN

( Foto / Dokumentasi )

 

1.            Nomer urut antrian

 

 

2.            Kartu rekam medis

 

 

 

3.            Kartu pengenal pasien

 

 

 

 

4.            Buku Pencatatan

 

 

5.            Register Kunjungan

 

 

6.            Format laporan