b. Pengelolaan dokumen

 b.  Pengelolaan dokumen 

 

1) Standar MRMIK 3

Rumah Sakit menerapkan proses pengelolaan dokumen, termasuk kebijakan, pedoman, prosedur, dan program kerja secara konsisten dan seragam.

2) Maksud dan Tujuan MRMIK 3

Kebijakan dan prosedur bertujuan untuk memberikan acuan yang seragam mengenai fungsi klinis dan non-klinis di rumah sakit. Rumah Sakit dapat membuat Tata naskah untuk memandu cara menyusun dan mengendalikan dokumen misalnya kebijakan, prosedur, dan program rumah sakit. Dokumen pedoman tata naskah mencakup beberapa komponen kunci sebagai berikut: 

a) Peninjauan dan persetujuan semua dokumen oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan 

b) Proses dan frekuensi peninjauan dokumen serta persetujuan berkelanjutan 

c) Pengendalian  untuk  memastikan  bahwa  hanya

dokumen versi terbaru/terkini dan relevan yang tersedia 

d) Bagaimana mengidentifikasi adanya perubahan dalam dokumen 

e) Pemeliharaan identitas dan keterbacaan dokumen

f) Proses pengelolaan dokumen yang berasal dari luar rumah sakit 

g) Penyimpanan dokumen lama yang sudah tidak terpakai (obsolete) setidaknya selama waktu yang ditentukan oleh peraturan perundangan, sekaligus memastikan bahwa dokumen tersebut tidak akan salah digunakan 

h) Identifikasi dan pelacakan semua dokumen yang beredar (misalnya, diidentifikasi berdasarkan judul, tanggal terbit, edisi dan/atau tanggal revisi terbaru, jumlah halaman, dan nama orang yang mensahkan pada saat penerbitan dan revisi dan/atau meninjau dokumen tersebut) 

Proses-proses tersebut diterapkan dalam menyusun serta memelihara dokumen termasuk kebijakan, prosedur, dan program kerja. 

Dokumen internal rumah sakit terdiri dari regulasi dan dokumen pelaksanaan. Terdapat beberapa tingkat dokumen internal, yaitu: 

a) dokumen tingkat pemilik/korporasi; 

b) dokumen tingkat rumah sakit; dan 

c) dokumen tingkat unit (klinis dan non klinis), mencakup: 

(1) Kebijakan di tingkat unit (klinis dan non klinis) 

(2) Pedoman pengorganisasian 

(3) Pedoman pelayanan/penyelenggaraan

(4) Standar operasional prosedur (SOP) 

(5) Program kerja unit (tahunan)

3) Elemen Penilaian MRMIK 3

a) Rumah sakit menerapkan pengelolaan dokumen sesuai dengan butir a) – h) dalam maksud dan tujuan. 

b) Rumah sakit memiliki dan menerapkan format yang seragam untuk semua dokumen sejenis sesuai dengan ketentuan rumah sakit.

c) Rumah sakit telah memiliki dokumen internal mencakup butir a) – c) dalam maksud dan tujuan.

 

4) Standar MRMIK 4

Kebutuhan data dan informasi dari pihak dalam dan luar rumah sakit dipenuhi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna dan dengan frekuensi yang diinginkan. 

5) Maksud dan Tujuan MRMIK 4

Penyebaran data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan pihak di dalam dan di luar rumah sakit merupakan aspek penting dari manajemen informasi. Rumah sakit menetapkan mekanisme untuk melakukan penyebaran data secara internal dan eksternal. Mekanisme tersebut mengatur agar data yang diberikan tepat waktu dan menggunakan format yang ditetapkan. 

Secara internal, penyebaran data dan informasi dapat dilakukan antar Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang merawat pasien, termasuk dokter, perawat, dietisien, apoteker, dan staf klinis lainnya yang memerlukan akses ke informasi terbaru dan semua bagian dari rekam medis pasien.

Secara eksternal, rumah sakit dapat memberikan data dan informasi kepada Kementerian Kesehatan, dinas kesehatan, tenaga kesehatan (seperti dokter perawatan primer pasien di komunitas), layanan dan organisasi kesehatan luar (seperti laboratorium luar atau rumah sakit rujukan), dan individu (seperti pasien yang meminta rekam medis mereka setelah keluar dari rumah sakit).  

Format dan kerangka waktu untuk menyebarkan data dan informasi dirancang untuk memenuhi harapan pengguna sesuai dengan layanan yang diberikan. Ketika data dan informasi dibutuhkan untuk perawatan pasien, data dan informasi tersebut harus disediakan pada waktu yang tepat guna mendukung kesinambungan perawatan dan keselamatan pasien. 

Contoh penyebaran informasi untuk memenuhi harapan pengguna meliputi beberapa hal di bawah ini namun tidak terbatas pada :   

a) Pelaporan dan pembaharuan data rumah sakit yang terdapat di aplikasi RS Online Kementerian Kesehatan;

b) Data kunjungan rumah sakit, data pelayanan rumah sakit seperti pelayanan laboratorium dan radiologi, data indikator layanan rumah sakit, morbiditas, mortalitas dan sepuluh besar penyakit di rawat jalan dan rawat inap dengan menggunakan kode diagnosis ICD 10 pada aplikasi SIRS Online Kementerian Kesehatan;

c) Memberikan  data  dan  informasi  spesifik  yang diminta/dibutuhkan; 

d) Menyediakan laporan dengan frekuensi yang dibutuhkan oleh staf atau rumah sakit;

e) Menyediakan data dan informasi dalam format yang memudahkan penggunaannya;

f) Menghubungkan sumber data dan informasi; dan 

g) Menginterpretasi atau mengklarifikasi data. 

 6)  Elemen Penilaian MRMIK 4

a) Terdapat bukti bahwa penyebaran data dan informasi memenuhi kebutuhan internal dan eksternal rumah sakit sesuai dengan yang tercantum dalam maksud dan tujuan.

b) Terdapat proses yang memastikan bahwa data dan informasi yang dibutuhkan untuk perawatan pasien telah diterima tepat waktu dan sesuai format yang seragam dan sesuai dengan kebutuhan.