Kerangka Acuan Cara
Mendapatkan Umpan Balik
A.
PENDAHULUAN
Untuk
mendapatkan umpan balik , pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik
masyarakat terhadap mutu dan kepuasan adalah dengan cara pengumpulan informasi
dalam rangka mengetahui harapan pelanggan terhadap pelayanan puskesmas. Cara
yang dilakuakan untuk mengumpulkan
informasi umpan balik masyarakat adalah melalui kotak saran, survei kepuasan
pelayanan dengan kuesioner sebagai panduan wawancara dan pesan singkat (SMS)
melalui SMS Center , informasi secara langsung dari masyarakat melalui pembicaraan,
telpon dan SMS. Umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap masyarakat
dilaksanakan oleh koordinator administrasi dalam hal ini ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas. Pengambilan informasi umpan balik dilaksanakan setiap hari kerja
melalui kotak saran/aduan, pembicaraan langsung, SMS, sedangkan survey kepuasan
via SMS center dilakukan per 3 bulan, melalui kuesioner dilakukan setiap minggu
pada hari Sabtu.
B.
TUJUAN
1.
Sebagai
pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan.
2.
Sebagai
pedoman dalam pelaksanaan cara mendapatkan umpan balik, pembahasan dan tindak
lanjut terhadap umpan balik masyarakat tentang kepuasan dan mutu pelayanan.
C.
KEGIATAN
POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Kegiatan yang dilakukan yaitu
dengan langkah - langkah sebagai berikut:
1.
Cara
mendapat umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran :
a.
Koordinator
kelompok kerja Administrasi dan Manajemen (Admen) Puskesmas membuka kotak saran
/aduan Puskesmas setiap minggu.
b.
Koordinator
Admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan pelanggan Puskesmas.
c.
Koordinator
Admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan pelayanan program yang
diinginkan,
d.
Koordinator
Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke buku catatan,
2.
Melalui
informasi langsung dari pelanggan:
a.
Koordinator
dan anggota tim admen menerima informasi langsung dari pelanggan, baik bicara
langsung, telepon maupun SMS
b.
Setiap
informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan dan di
laporkan kepada koordinator Admen.
c.
Koordinator
menerima rekapan harapan pelanggan secara individu direkap kedalam rekapan
koordinator.
3.
Melalui
kotak kepuasan pelanggan / SMS Center :
a.
Anggota tim
Admen mempersilahkan pelanggan untuk memberikan umpan balik harapan pelanggan
melalui kotak kepuasan pelanggan atau mengirimkan kuesioner tertutup kepada
responden melalui SMS Center.
b.
Anggota
Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke dalam buku rekapan atau
mengkopi dan menganalisis hasil umpan balik melalui SMS ke file program di
komputer data.
c.
Anggota tim
Admen melaporkan hasil umpan balik yang diberikan pelanggan d. Koordinator
Admen menerima laporan hasil umpan balik pelanggan
4.
Koordinator
setiap akhir bulan mengundang anggota tim Admen untuk membahas hasil umpan
balik harapan pelanggan terhadap pelayanan puskesmas.
5.
Koordinator
dan anggota tim Admen membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan umpan
balik harapan pelanggan puskesmas.
6.
Koordinator
Admen membagi tugas kepada anggota tim didalam menyelesaikan permasalahan umpan
balik harapan pelanggan.
7.
Anggota tim
melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan
mencatat pada buku kegiatan individu.
8.
Koordinator
Admen melapor kepada Kepala Puskesmas tentang hasil bahasan umpan balik harapan
pelanggan puskesmas.
9.
Kepala
Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik dan tindak lanjut atas laporan
Koordinator Admen.
10. Koordinator Admen mencatat hasil tindak lanjut atas laporan
yang diberikan
D.
SASARAN
Masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Leuwiliang E. BIAYA
Biaya di bebankan pada anggaran APBD II
E.
PENCATATAN,
PELPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Hasil kegiatan akan dijadikan
sebuah laporan dan menjadi bahan acuan kegiatan UKM di Puskesmas Leuwiliang
F.
PENUTUP
Demikian kerangka acuan ini
dibuat sebagai bahan acuan dalam kegiatan Identifikasi pembahasan umpan balik
baik individu /kelompok terhadap program kesehatan.
Mengetahui
Ka. UPTD Peskesmas Way Jepara
Way Jepara, ......................................2016
dr. DEDI MULYADI
NIP. 197202032002121003
No comments:
Post a Comment